Microsoft 365 : ce qui change en entreprise le 1er septembre

Avis de tempête. Depuis le 1er septembre, Microsoft modifie à l’échelle globale les méthodes de double authentification autorisées sur les environnements Microsoft 365 en entreprise. Si le bien-fondé de cette modification ne peut pas être remis en cause, la méthode, elle, interroge une fois de plus. Car elle va bousculer bon nombre d’habitudes. Avec un objectif clair : supprimer à terme le recours aux mots de passe. Décryptage.

La nouvelle a fait du bruit. En tout cas chez ceux qui l’ont reçue. On peut en effet s’étonner du court délai entre l’annonce de Microsoft et son application, tout autant que de son timing, en plein été. Et particulièrement sur un sujet plus que sensible : l’authentification dans Microsoft 365. Mais de quoi parle-t-on au juste ?

Les bonnes vieilles méthodes des temps anciens

Si vous êtes un utilisateur de Microsoft 365 en entreprise, vous êtes certainement confronté à la double authentification (MFA, Multi-Factor Authentication). Chez Steel Blue, elle est en tout cas systématisée pour tous nos clients. Cela consiste à ajouter un second facteur, en plus de votre mot de passe préféré. Historiquement, Microsoft avait mis à disposition de nombreux moyens pour assurer cette vérification supplémentaire :

  • Envoi d’un SMS
  • Appel sur votre mobile
  • Utilisation d’une application dédiée sur votre smartphone (Microsoft Authenticator, Google Authenticator)
  • Clé physique au format USB (avec code PIN ou capteur biométrique)

Parmi ces méthodes, certaines sont plus fiables que d’autres. La possession d’un appareil personnel (smartphone, clé d’authentification) limite en effet les possibilités de piratage par récupération d’identifiants (phishing). Alors que l’envoi de SMS ou les appels téléphoniques sont bien plus exposés à ce risque. Non pas qu’il soit simple de pirater un opérateur mobile pour intercepter des messages ou des appels, mais envoyer des SMS ou passer des coups de fil en se faisant passer pour lui, oui.

Microsoft 365 se renforce en entreprise

Si Microsoft avait déjà dans le passé envoyé des signaux qui remettaient en cause la protection de ces méthodes, aucune décision drastique n’avait été prise à leur encontre. Jusqu’à cet été, où le géant de Redmond a annoncé la fin du support de ces méthodes comme moyen de double authentification. Avec un calendrier relativement serré :

  • Dès le 1er septembre 2026, les utilisateurs se servant encore des appels ou des SMS devront créer des clés numériques pour les remplacer (les fameuses « Passkeys », nous y reviendrons), mais ces anciennes méthodes resteront opérationnelles
  • Dès le 1er février 2027, SMS et appels ne seront plus supportés par Microsoft, et leurs utilisateurs auront l’obligation de passer par une « Passkey » ; en l’absence de celle-ci, l’authentification ne sera tout simplement plus possible
  • Dès le 1er février 2027 toujours, les clients auront la possibilité de souscrire directement auprès d’un opérateur un abonnement pour continuer de recevoir appels et SMS, mais à leurs frais cette fois-ci

Outre l’apport sécuritaire de cette mesure, on imagine évidemment que Microsoft cherche à faire coup double. Car d’un point de vue financier, l’opération se révélera rentable. En effet, l’envoi des SMS ou l’émission des appels téléphoniques n’avait jamais été facturé au client par Microsoft, qui en supportait seul les coûts. Avec la multiplication des méthodes MFA et leur sécurisation, Microsoft fait donc des économies au prétexte — avéré — d’un renforcement de la sécurité. Malin.

Le plus amusant, c’est que les clients pourront continuer à utiliser ces méthodes risquées : cela devient acceptable si Microsoft n’en supporte pas le coût… Pour être honnête, on peut imaginer que c’est une porte de sortie, certes intéressante financièrement, laissée aux très grandes entreprises qui n’auront pas suffisamment de temps pour se préparer à ce changement.

Objectif : zéro mot de passe

On l’aura compris, Microsoft renforce donc la sécurité de Microsoft 365 tout en faisant les fonds de tiroir. Avec pour objectif de nous amener un peu plus près encore d’un monde sans mot de passe. Car le vrai but de la manœuvre est bien là. Si la société a réussi à imposer Microsoft Authenticator comme l’outil de référence pour la double authentification, puis à y ajouter des fonctions d’authentification sans mot de passe, la mise à jour qui nous préoccupe maintenant en rajoute une couche.

Ce sont les Passkeys que le leader mondial du logiciel tente maintenant de mettre en avant. Ou plutôt, sa version des Passkeys. Ces clés numériques établissent une relation entre votre appareil et un site Web ou une application, évitant après leur création toute saisie de mot de passe. Qu’elles remplacent par une authentification tierce — biométrique par exemple —. Elles reposent sur des standards logiciels qui ont été normalisés par l’alliance FIDO2, dont Microsoft fait partie. Si bien que de nombreux fournisseurs sont capables de gérer les Passkeys. Microsoft, fort de sa base de clientèle incomparable, tente de couper l’herbe sous le pied de ses concurrents, alors même qu’il n’a pas d’avantage technologique en la matière.

En surfant sur le ras-le-bol généralisé contre les mots de passe, Microsoft profite de sa position dominante avec Authenticator pour aller encore un peu plus loin. Et en contournant la contrainte des Passkeys : devoir générer sur chaque appareil une clé pour chaque application à laquelle vous vous connectez, comme avec Windows Hello sur PC par exemple. En effet, quel que soit le terminal utilisé — votre smartphone, votre PC — vous disposez dans Authenticator de la possibilité de scanner un QR code avec votre mobile et d’utiliser une seule Passkey par site.

Les Passkeys comme arme ultime ?

Pour quels avantages ? Vous utilisez votre téléphone comme clé Passkey universelle en profitant de ses capacités biométriques — reconnaissance faciale ou empreinte digitale — pour protéger l’accès à vos identifiants. En cas de remplacement de votre PC, vous n’avez alors pas à reconfigurer une Passkey pour chacun de vos sites compatibles. Microsoft pousse donc le curseur un peu plus loin et nous fait miroiter un monde sans mot de passe pour bientôt. Une analyse rapide des capacités de chaque méthode conclut en ce sens :

  • MFA
  • Phishing
  • Passwordless
  • Biométrie
  • Centralisé
  • SMS
  • Non
  • Non
  • Non
  • Non
  • Appel
  • Non
  • Non
  • Non
  • Non
  • WinHello
  • Oui
  • Oui
  • Oui
  • Non
  • Passkey
  • Oui
  • Oui
  • Oui
  • Non
  • Authenticator
  • Oui
  • Oui
  • Oui
  • Oui

 

En attendant ce temps béni, vous devrez cependant remiser l’usage des SMS et des appels vocaux pour vous identifier. Et vite, car la limite imposée dès le début 2027 sera rapidement là. En espérant que votre prestataire IT aura préparé les choses correctement. C’est tout ce qu’on peut vous souhaiter pour faire face à ce changement majeur.

Poste de travail virtuel : Azure Virtual Desktop surclasse Terminal Services

Dans le monde professionnel, le poste de travail virtuel n’est pas une nouveauté.  Pendant des décennies, Microsoft a développé Terminal Services, son composant de virtualisation de l’environnement Windows. Centralisée et sécurisée, cette solution n’a cessé d’évoluer et de s’améliorer. Tout en exigeant tout de même une infrastructure imposante, coûteuse et complexe à gérer. Mais ça c’était avant. Avant Azure Virtual Desktop.

Dans bien des secteurs d’activité, mettre en place des sessions Windows sur des serveurs centraux est plus qu’une évidence, c’est une nécessité. En effet, le poste de travail virtuel adresse naturellement de nombreuses problématiques telles que la protection des données et l’uniformisation des environnements. Pour les entreprises comptant plusieurs centaines d’utilisateurs, Terminal Services de Microsoft s’avérait donc bien plus évident à gérer que des postes individuels répartis aux quatre coins du pays.

Accédées via des terminaux légers facile à déployer et à gérer, et peu coûteux, ces sessions Windows virtuelles auraient donc été la panacée pour les grandes entreprises ? Oui et non. Car si la solution est plus que séduisante sur le papier, elle impose tout de même quelques contraintes. Et non des moindres. D’une part, les compétences requises pour installer et exploiter Terminal Services sont probablement au-delà de la moyenne. Tout comme les ressources nécessaires pour faire tourner cette machinerie. Serveurs, licences, stockage : tout doit être dimensionné généreusement. Avec des conséquences évidentes sur le budget.

AVD : la version Cloud de Terminal Services

Ce positionnement excluait de facto l’accès à cette technologie aux petites entreprises, dont les moyens IT sont naturellement plus réduits que dans les grands groupes. Mais pour autant, les besoins de ces TPE demeurent. Elles sont en effet encore nombreuses à avoir besoin d’héberger des applications centralisées, pour des fonctions de support ou des programmes « métier ». Et c’est là, avec l’avènement du Cloud, qu’intervient Azure Virtual Desktop.

Dans son effort continu de « cloudifier » ses services et applications, Microsoft a déployé une version hébergée dans Azure de Terminal Services. Appelée Azure Virtual Desktop – ou AVD -, cette version dans les nuages permet de faire abstraction de toute l’infrastructure nécessaire et des compétences pour la gérer. Tout en apportant des fonctions avancées. Parmi celles-ci, la possibilité de mettre à disposition une session complète – avec son bureau, ses programmes, ses fichiers – ou seulement une application. Ou encore, la capacité de déployer des serveurs supplémentaires tout au long de la journée pour s’adapter à l’activité et à la demande des utilisateurs.

Cette dernière fonction tire complètement avantage du Cloud. Là où la gestion des pics de charge par une version de Terminal Services installée sur site aurait requis la mobilisation de machines physiques chez le client, Azure Virtual Desktop déploie des serveurs virtuels à la demande sans qu’aucun investissement matériel ne soit nécessaire. Il n’y a ainsi qu’à définir les seuils d’ajout de serveurs et laisser faire le système pour absorber les pointes d’activité.

Poste de travail virtuel : des coûts sous contrôle

Cette fonctionnalité a donc un intérêt technique tout autant que financier. Elle permet non seulement d’améliorer la qualité de service en évitant la surcharge des serveurs qui hébergent les sessions Windows. Mais elle assure aussi l’optimisation de l’usage des ressources au moment où elles sont nécessaires. Autrement dit, au lieu de voir large – mais jamais assez -, vous visez juste en permanence en ne supportant les coûts importants que quand c’est nécessaire et en les réduisant dès que possible.

Et pour quel coût justement ? Rien d’autre que les coût des serveurs qui hébergent les sessions. C’est là qu’Azure Virtual Desktop surclasse définitivement Terminal Services. Car AVD n’est finalement qu’une option à la location d’un serveur dans Microsoft Azure. Les fonctions de gestion de la charge et de déploiement automatique des serveurs sont une option offerte et gérée par Microsoft. Qui y trouve son intérêt en annihilant les réticences à consommer des ressources. En d’autres termes : sans surcoût pour bénéficier des services, vous êtes plus facilement incité à les souscrire.

AVD : le symbole d’un marché en mutation

Résumons. Hier, vous deviez acheter des serveurs en nombre suffisant pour déployer une pile complexe de logiciels et en assurer la maintenance. Aujourd’hui, vous configurez un service en ligne sans coût de licence tout en déployant des machines virtuelles. Et ceci uniquement pour le temps où elles sont nécessaires, sans engagement sur la durée. Tout ça est forcément trop beau, et il doit y avoir un loup. Vous n’avez pas tort, mais ça n’est pas ce que vous pensez.

Le réel danger réside dans la dépendance à Microsoft. Là où des acteurs historiques – Citrix par exemple – voient leur technologie vieillir et devenir progressivement obsolète, Microsoft gomme avec AVD les dernières lacunes de son service de poste de travail virtuel. Certains pourraient se plaindre de la technologie sous-jacente, aussi âgée que Terminal Services. Mais elle aussi a évolué, en bien. Et Microsoft finit d’enfoncer le clou avec Windows App, le client universel qui permet d’accéder à AVD depuis n’importe quel appareil.

Microsoft ne laisse finalement que des miettes à ses concurrents en capitalisant sur un produit développé de longue haleine, au fil du temps. Et en pariant sur une transition dans le Cloud qui apporte la dose de modernité et de fonctionnalités qui lui manquait. Ajoutez à cela la fiabilité, une gestion intégrée dans une console moderne, la maîtrise des coûts, et on pourrait rapidement considérer que le match est plié. Ca n’est pas totalement faux.

Poste virtuel Cloud vs. PC traditionnel : le comparatif définitif

Le poste virtuel Cloud a fait une percée remarquable dans le monde professionnel depuis quelques années. Pour autant, il ne convient pas à tous les usages. Tout en offrant des qualités spécifiques qui lui donnent quelques avantages de taille. Voici donc un petit manuel à l’attention de ceux qui hésitent encore, à l’heure du choix.

Même si nous sommes de fervents défenseurs du poste de travail virtuel Cloud, nous nous devons d’être objectifs. Notre devoir de conseil nous impose d’orienter les clients vers la solution qui répondra à leur besoin. D’ailleurs, nous pouvons tout autant fournir cette solution que gérer des ordinateurs traditionnels. Le choix en la matière est donc une question de nuance. Voire de panachage, puisque l’un et l’autre ne sont pas incompatibles, mais complémentaires. Voyons en quoi.

Petit rappel technique

Si cela peut paraître évident à certains, il me semble qu’il n’est pas inutile de rappeler en quoi consiste un poste de travail virtuel dans le Cloud. Basiquement, il s’agit d’un ordinateur distant, hébergé dans un centre de données Cloud, sur lequel vous ouvrez une session de travail avec une application. Application chargée de transmettre l’affichage de la session distante sur l’appareil où elle tourne, et les ordres (clavier, souries) vers l’ordinateur distant.

Sur votre ordinateur local, vous disposez donc à la fois d’une session qui l’est tout autant, et d’une session distante qui apparait dans une fenêtre. Notez que la connexion peut être réalisée au travers d’un appareil appelé client léger, tel que l’excellent Windows 365 Link. Ce dispositif permet de se passer d’un ordinateur local, pour une fraction du prix et de la consommation électrique.

Cas d’usage

Maintenant que les bases sont posées, énumérons les cas d’usage qui conviennent particulièrement au poste virtuel. Sa localisation dans un centre de données protégé ainsi que sa persistance dans le temps et la possibilité de s’y connecter depuis plusieurs appareils lui confèrent des atouts sérieux :

  • La perte ou le vol sont impossibles : le poste virtuel est donc un vecteur de protection des données de l’entreprise
  • Vous disposez d’un environnement unique pour le travail professionnel ; le poste virtuel vous évitera de maintenir à jour plusieurs sessions (fixe, laptop) ce qui est appréciable si vous exploitez des applications lourdes ; autrement dit vous retrouvez toujours la même session et vous limitez la maintenance
  • La fiabilité est maximale, et même en cas de panne, il suffit de reprendre l’image de la veille pour retrouver votre poste tel qu’il était
  • L’adaptabilité et la flexibilité sont au rendez-vous : vous changez de puissance, à la hausse ou à la baisse, en quelques minutes, sans devoir racheter de matériel
  • La connexion directe dans le Cloud lui octroie un niveau de performance extraordinaire, comme le montre cette capture d’écran de mon propre poste

Speed test sur poste virtuel Cloud

Le poste virtuel Cloud est donc particulièrement approprié pour le télétravail, les environnements complexes avec de nombreuses applications installées, la protection avancée des données, ou lorsque la puissance et la vitesse de connexion sont des priorités.

Le PC n’est pas mort

Pour autant, le PC traditionnel n’est pas mort. Il a notamment pour lui d’être particulièrement à l’aise lorsque l’autonomie est nécessaire et que les sessions restent simples, faisant de cet appareil un consommable. Aussi, malgré la multiplication des environnements travail Cloud, le PC classique permet de travailler hors ligne, que ce soit pour modifier des fichiers localement (quitte à les synchroniser ensuite) ou rédiger des emails.

Le PC tel que nous l’avons toujours connu est donc toujours un premier choix dans certains cas :

  • Il est idéal en déplacement lorsque la connexion se fait faible ou inexistante, là où un poste Cloud est inaccessible hors ligne
  • Il est adapté aux les environnements simples, avec des sessions légères qui ne réclament que quelques applications ; les outils de configuration automatique permettent alors de le paramétrer sans intervention manuelle
  • Il permet la connexion de périphériques complexes, pas toujours supportés par les plateformes virtuelles
  • Il reste plus souple pour la visioconférence, même si Windows 365 par exemple s’est amélioré de façon spectaculaire de ce point de vue
  • Il offre moins de latence pour les flux audio et vidéo

Et côté porte-monnaie ?

Quel que soit le scénario pour lequel vous optez, votre arbitrage passera inévitablement par la case « finances ». A ce stade la comparaison est un peu plus complexe. Tout d’abord parce que vous ne pouvez pas acheter un porte virtuel Cloud : vous le louez. Les deux modèles – investissement vs. frais récurrents – s’affrontent ici.

Pour être réaliste, il convient donc d’étaler les dépenses dans le temps. Sur 3 ou 5 ans par exemple, en fonction de votre amortissement comptable. Et de calculer le coût total de possession de l’appareil. Ce coût sera largement influencé par les frais de mise en service d’une part, et les contrats de support du matériel d’autre part. Car si vous n’avez pas à supporter les pannes éventuelles de matériel d’un poste virtuel, il en va autrement d’un appareil physique.

Concernant la gestion, les outils prennent en charge aussi bien les postes physiques que les machines virtuelles. C’est donc blanc bonnet et bonnet blanc, et on mettra ces frais de côté (même si concrètement, entretenir un poste physique peut nécessiter de se déplacer).

Côté mise en service, l’avantage va au poste virtuel qui, avec un système d’image intégré, permet de déployer en l’espace de quelques minutes et sans intervention. Là où un poste physique demande des manipulations. On comptera donc 1 heure de mise en service pour l’’un, et 2 pour l’autre.

Conclusion

Concentrons-nous donc sur un poste standard Windows – avec 16GB de mémoire, et 256 GB de disque – et alignons les coûts. Côté processeur, on choisira une machine 4 vCPU Windows 365 pour le poste virtuel, et un laptop Dell classique à base d’Intel Core Ultra 7 (réf. FF9PD) pour le poste physique, avec son support sur site Dell (réf. DPNL5_1OS3PSP).

  • Critère
  • Coût du matériel (HT)
  • Contrat de support (HT)
  • Mise en service
  • Total 3 ans
  • Poste virtuel
  • 55.30 /mois
  • 0.00
  • 179.00
  • 2’169.00
  • Poste physique
  • 1’495.84
  • 285.85
  • 358.00
  • 2’139.69

 

A la lumière de ces chiffres, quelques tendances se dégagent :

  • Le coût de possession sur 3 ans est équivalent
  • Le coût du support matériel n’est pas négligeable
  • Le service est encore en faveur du poste virtuel, puisque le contrat de support matériel ne garantit une intervention que le jour suivant

Evidemment, il serait possible de faire quelques économies sur un poste ou sur un autre. Mais les grandes lignes sont là. Si une location de poste virtuel peut sembler chère de prime abord, un simple calcul permet d’arriver à des conclusions différentes. Si bien que l’arbitrage pourra se faire sur les seuls besoins des utilisateurs ou du dirigeant d’entreprise, en fonction des réalités du terrain ou du cahier des charges. Avec la possibilité de panacher les deux mondes, ce qui est finalement la meilleure des nouvelles.

Faut-il choisir l’externalisation informatique pour sa PME à Genève ?

Quand on dirige une PME à Genève, la gestion informatique est un sujet crucial. Non pas qu’il passionne les foules, mais un système d’information fiable et performant est un des piliers de la bonne marche des affaires. Le mode de gestion de l’IT influe directement sur le fonctionnement de l’informatique. Avec en filigrane, le choix stratégique de l’externalisation. Ou pas.

Confier les clés du camion « informatique » à un tiers est toujours une décision délicate. Car au-delà des aspects rationnels, cela touche aussi à l’émotionnel. Le dirigeant d’une PME pourra avoir – à juste titre – l’impression d’abandonner le contrôle d’un des éléments techniques vitaux pour la survie de son entreprise. Mais est-ce finalement justifié ? Car le vrai danger n’est peut-être pas là où on l’imagine. Démêlons le vrai du faux.

Petite définition de l’externalisation informatique

Commençons par cerner le débat. L’externalisation informatique consiste donc à déléguer la gestion du système d’information à un tiers. Elle est gérée par une relation contractuelle entre la PME et le prestataire informatique. Ce contrat définit le périmètre d’action de la société experte en IT, ainsi que ses devoirs et ses limites. Parmi les tâches qui incombent au prestataire, on recense :

  • La maintenance proactive et le maintien en conditions opérationnelles : il s’agit ici d’éviter les pannes, grâce aux mises à jour et à la surveillance des systèmes
  • Le support aux utilisateurs sur les infrastructures sous gestion
  • La supervision et le traitement des alarmes
  • Les modifications de configuration
  • La documentation et le reporting au client

L’externalisation informatique peut couvrir tout ou partie de ces tâches. Une PME pourra tout à fait choisir d’assurer le premier niveau de support en interne, afin de limiter les temps de traitement et de régler les soucis du quotidien localement.

La taille, ou comment être à la hauteur

Assez naturellement, le nombre de collaborateurs d’une entreprise sera le premier critère à influer sur le choix de l’externalisation. Car conserver la gestion informatique en interne à un coût, non négligeable. Oublions tout de suite le collègue zélé et/ou un peu plus compétent que les autres, et qui agira en tant qu’informaticien. Cette solution n’en est pas une : le temps passé en gestion informatique est une perte sèche de production pour l’entreprise, et maintenir les compétences est vite hors de portée, nous y reviendrons.

Internaliser l’IT nécessite donc une ressource spécifique, embauchée à cet effet. Avec un impact direct sur la masse salariale, les informaticiens n’étant pas des profils bon marché, en période de tension sur ces compétences.

On pourrait imaginer que le coût seul du salaire et des charges pourrait être le point de bascule. Autrement dit : est-ce que ma PME peut se permettre d’employer un informaticien. Mais la réalité est toute autre, car on ne compare pas pied à pied :

  • Une PME de 15 personnes n’aura jamais assez de travail pour un informaticien seul, et donc son salaire sera sous-utilisé
  • Un informaticien seul représente une ressource critique : il faudrait pouvoir disposer d’un remplaçant, en cas d’absence subie ou choisie
  • Une ressource unique fait peser un risque majeur sur une PME, en cas départ de l’entreprise

Conclusion : si vous choisissez l’internalisation parce que les offres d’externalisation que vous avez reçues sont plus onéreuses que le salaire d’un employé, vous faites probablement fausse route.

Les compétences, et leur maintien

Si, malgré tout, vous décidiez d’embaucher un informaticien sur la base de réflexions financières, la question des compétences sera la prochaine à laquelle vous vous confronterez. D’une part, vous pourrez difficilement juger de celles de la personne que vous venez d’engager sans être du métier. Mais vous devrez en prime assurer la formation continue de ce collaborateur. Surtout dans un domaine où les technologies évoluent très vite et nécessitent une mise à niveau constante.

Dans le cadre d’une externalisation, cette charge est supportée par le prestataire. Qui aura l’avantage du facteur d’échelle, car il procédera au maintien du niveau de compétences pour l’entier de ses clients. La complexification de l’informatique ces dernières années rend cet impératif encore plus marquant :

  • La cybersécurité est devenue un enjeu crucial
  • L’emploi des systèmes Cloud a fragmenté les systèmes d’information, les rendant plus complexes
  • L’hyper-connectivité de l’IT des PME rend les chaînes de livraison de services plus sensibles au moindre aléa
  • La multiplication des appareils et des systèmes amplifie ces trois premiers phénomènes

Si l’informatique a toujours été une affaire de spécialiste, le temps où une PME pouvait encore se débrouiller seule est donc bien révolu. En l’absence de ressources internes, lorsqu’elles ne sont pas justifiables, imaginer faire correctement les choses par soi-même n’est pas réaliste. Ni raisonnable. Même à grands renforts d’IA : d’expérience, elle n’est pas toujours de bon conseil sur des questions très techniques, et manque de cohérence dans le temps.

Tout est sous contrôle

Alors, est-ce que les PME doivent se résigner et se faire à l’idée de perdre le contrôle de leur informatique ? Bien évidemment pas. L’externalisation, si elle requiert de s’en remettre à une tierce partie – avec tout ce que cela sous-entend en termes de confiance, n’est pas un chèque en blanc. Elle redéfinit simplement les responsabilités que les dirigeants de PME doivent assumer.

Au lieu de gérer des ressources internes, vous assurerez le suivi qualité et le respect des engagements du prestataire. Ce qui vous octroiera une autre forme de contrôle, moins technique mais plus organisationnelle. La capacité du prestataire à fournir des rapports d’activité mensuels sera prépondérante dans la bonne réalisation du suivi des indicateurs de fonctionnement de votre informatique :

  • Inventaire des tickets ouverts pendant le mois passé
  • Reporting des activités de maintenance sur l’entier de l’infrastructure
  • Indicateurs de santé ou de performance des systèmes sous gestion
  • Respect des engagements de service (SLA, Service Level Agreement) sur les activités réalisées par le prestataire

Avec ces cartes en main, vous aurez tous les éléments pour assurer le contrôle des prestations qui sont livrées à votre entreprise. Sans devoir vous transformer en pompier technicien informaticien à la moindre alerte. Ou alourdir votre masse salariale pour une activité qui n’est pas au cœur de votre métier. Pas si mal, non ?

Microsoft 365 : changement en vue pour les PME de Genève

Si les tarifs de Microsoft 365 ont été largement revus à la hausse au 1er juillet 2026, ça n’est pas le sujet ici. Une modification technique, plus profonde, s’opère depuis la même date. Qui impactera largement les PME de Genève qui ont pris pied dans l’environnement Microsoft 365. Et qui utilisent intensivement les partages de fichiers. Décryptage d’un changement pas si anodin que cela.

Certes, Microsoft a communiqué de manière abondante sur l’augmentation de ses tarifs à l’entame de l’été. Avec des modifications des prix allant jusqu’à plus de 30%, on n’en attendait pas moins. En parallèle, le géant de Redmond publie toutes les semaines les modifications fonctionnelles affectant ses produits, dont la suite Microsoft 365.

Dans ce maelstrom d’annonces hebdomadaires, il faut être capable de faire le tri. Et de dénicher celle qui va vraiment impacter les entreprises utilisatrices. Après plusieurs mois d’annonces progressives concernant ses services en ligne OneDrive et SharePoint qui laissaient présager ce qui allait arriver, une note en date du 22 juin a officialisé l’information : Microsoft change radicalement la façon de partager les fichiers.

Microsoft partage son nouveau mode de partage

En quoi cela consiste-t-il ? Jusqu’à maintenant, Microsoft proposait 4 types de partages :

  • Public : un lien permet d’accéder à un fichier ou un dossier complet, peu importe qui clique dessus (il n’y a pas de vérification)
  • Interne : un lien permet à une personne de l’organisation qui n’a pas les droits sur un fichier ou une arborescence d’y accéder (il s’agit d’une exception aux permissions en place)
  • Autorisé : un lien permet de pointer sur un fichier ou un dossier pour un utilisateur qui dispose des droits dessus (il s’agit en fait d’un pointeur en ligne sur quelque chose déjà accessible)
  • Personnes sélectionnées : seules les personnes dont l’email est renseigné peuvent accéder au fichier ou au dossier (la vérification passe par l’envoi d’un code à usage unique sur l’adresse en question)

C’est ce dernier type de partage que Microsoft remet en question. Si le partage public est contestable pour des raisons évidentes de sécurité, il ne requiert aucune authentification. Les deux partages intermédiaires s’adressent à des utilisateurs internes. Le dernier, quant à lui, s’adresse à des utilisateurs externes, qu’ils soient aussi sur Microsoft 365 ou pas.

C’est la méthode d’authentification qui interroge ici. Les utilisateurs internes s’authentifient forcément dans Microsoft 365. En fonction de la configuration choisie, cette authentification peut être renforcée à grands coups de MFA avec un 2nd facteur. Mais dans le cas de personnes externes, un simple code envoyé par email est suffisant. Ce qui constitue une faiblesse remarquable.

Un bénéfice pour la sécurité

Microsoft a donc sifflé la fin de la partie. Et ça n’est définitivement pas une mauvaise nouvelle. Dans les faits, les utilisateurs externes choisis individuellement dans le dernier type de partage devront disposer d’un compte invité dans l’environnement Microsoft 365 qui partage les données. Dans les faits, il n’y a rien à faire : le compte est créé dès lors que le partage est effectué.

Pour quels avantages ? Comme il s’agit désormais d’un compte interne invité, les règles de gouvernance de l’authentification de votre environnement Microsoft 365 s’appliquent. En particulier, si l’accès conditionnel est activé – c’est le cas pour tous nos clients par défaut, les règles vont aussi s’appliquer pour ces comptes invités. Et notamment, cela permet d’imposer le MFA à la connexion. On passe donc du tout au tout : de l’accès par un code envoyé par email à une authentification renforcée.

Si le compte invité correspond à un compte Microsoft 365 dans un autre environnement, alors l’authentification passera par le même mot passe, c’est assez pratique. Mais si le compte n’existe pas chez Microsoft, un mot de passe spécifique sera affecté au compte invité. Cette remise en cause est, in fine, un véritable progrès.

Un cauchemar pour les PME de Genève sous Microsoft 365

Alors, me direz-vous, pourquoi les PME de Genève devraient-elles s’inquiéter de ces changements ? Parce Microsoft, du haut de sa position dominante, oublie souvent de penser à ses clients. Et de leur laisser le temps de se préparer à ces modifications – ou de les aider à les intégrer, c’est au choix. Car l’impact pourrait s’avérer assez phénoménal :

  • Les liens créés jusqu’à maintenant avec le code à usage unique ne fonctionneront plus
  • Il faudra recréer chacun de ces liens afin de générer une invitation aux adresses sélectionnées (et surtout créer le compte invité correspondant)
  • Le délai est ultra-court, car les modifications sont faites progressivement par Microsoft entre juillet et août (inutile de demander si votre environnement a été touché et quand, cette information n’est pas fournie…)

Microsoft ne fournit aucun outil qui aurait pu inventorier ces partages et proposer de les recréer tout en extrayant un fichier Excel avec les adresses affectées afin d’envoyer un email. En l’écrivant, cela paraît tellement simple et évident… Mais non, rien de tout cela.

Le plus amusant est à venir. Les partages externes sont évidemment le meilleur moyen de conserver le contrôle sur sa base documentaire, et en cela ils sont plus que recommandables. Plutôt que d’envoyer des emails avec des attachements, les fichiers ne quittent pas le lieu où ils sont le mieux protégés. Et ce sont les utilisateurs qui viennent les chercher.

Les partages doivent rester la norme

Nous les plébiscitons donc, notamment parce qu’ils permettent de garantir par exemple une conformité avec la nLPD ou le RGPD. Et d’ailleurs, le mode de partage par défaut est celui que Microsoft vient de modifier. Et donc celui le plus utilisé par les clients. Où comment faire d’une pratique vertueuse un caillou dans la chaussure dont Microsoft n’aide personne à se débarrasser.

Après avoir incité largement ses clients à utiliser les partages, l’éditeur leur passe la corde au cou en les forçant à modifier des centaines ou des milliers de liens. Ou en créant des comptes invités par centaines. En pleine période estivale.

Vous savez donc désormais à quoi vous attendre. Et comment prendre les devants. Concrètement, voici un plan d’action rapide – mais pas forcément simple – pour vous tirer de ce mauvais pas :

  • Extraire la liste des liens OneDrive utilisateur par utilisateur : depuis https://onedrive.microsoft.com, menu Partagé, puis onglet Par vous
  • Extraire la liste des liens SharePoint site par site : Paramètres, Utilisation des sites, Partagés avec des utilisateurs, Exécuter le rapport

Dans le cas de SharePoint, le fichier est à géométrie variable, c’est-à-dire que le nombre de lignes par partage peut varier en fonction du nombre d’utilisateurs, et donc il est difficilement exploitable par un outil. Vous devrez donc procéder manuellement. Ou demander à l’IA si elle s’en sort mieux que vous. A vous de jouer ! Vous avez deux mois…

Comment choisir sa société informatique à Genève ?

200. C’est le nombre de prestataires informatiques actifs dans le canton du bout du lac. Pour la PME lambda qui souhaite confier la gestion de son IT à une société informatique de Genève, le choix peut s’avérer cornélien. Car entre richesse de l’offre, jargon technique et difficultés à définir son cahier des charges, trouver la perle rare relève de la mission impossible. A moins d’avoir quelques pistes de réflexion.

Vous pensiez pouvoir vous passer rapidement de votre informaticien avec quelques licences d’IA bien senties ? Malheureusement, à l’heure d’appuyer sur le bouton « OK », l’appel à un expert reste encore la norme. Oui, mais lequel ? Si vous êtes une petite entreprise sur Genève, quelques recherches sur Google finiront par vous perdre devant la pléthore de fournisseurs… ou vous décourager, c’est au choix.

C’est peut-être là que l’IA pourra vous aider le mieux. Mais attention, comme pour toute utilisation de ces outils, définir le contexte, et donc vos besoins, peut s’avérer crucial. Nous vous suggérons donc fortement de commencer par la base : votre cahier des charges. Et de lister vos critères. Car une réponse de l’IA sur une interrogation trop vague ou trop large finira immanquablement par orienter votre perception.

Par où commencer alors ? Comme dans toute PME, votre activité informatique se résume souvent à des travaux de bureautique – édition de fichiers, consultation et rédaction d’emails, à des travaux organisationnels et collaboratifs, et à l’utilisation de quelques outils métiers. Des choses somme toute assez standards. Les critères de sélection peuvent être donc réduits à quelques besoins finalement peu techniques :

  • Le niveau de service, de qualité et de réactivité du fournisseur
  • Le domaine de compétences et l’expertise, le périmètre d’action
  • Les références de clients similaires
  • Le coût des prestations, évidemment

Tordons le cou aux coûts

Sur ce dernier point, il sera très difficile, en phase de recherche, de comparer. Car à part quelques fournisseurs dont les prix sont publics, la variable budget ne sera adressée qu’au moment de recevoir les offres. Et vous aurez déjà procédé à un tri sévère avant cela. Par ailleurs, le coût seul ne peut intervenir comme critère de choix, même si toute PME a ses contraintes : il ne doit s’agir que d’une variable de plus, pondérée ou pas, dans votre sélection.

Et de toute façon, vous aurez toutes les peines du monde à comparer pied à pied deux offres, tant le périmètre des prestations peut varier. Le plus simple consistera plutôt à vous appuyer sur des cas d’usage courants que vous rencontrez au quotidien. En voici quelques exemples, pour lesquels vous devrez demander si le service proposé les couvre, dans quelles conditions et à quel coût :

  • Je ne peux pas imprimer
  • Mon PC ne démarre pas
  • Mon application métier est inaccessible
  • Je n’ai plus accès à Internet
  • Mes emails n’arrivent plus dans ma boîte
  • J’ai perdu mon mot de passe
  • Je n’arrive pas à ouvrir un fichier
  • Je rencontre des problèmes de synchronisation de fichiers

En fixant ces critères simples, vous définissez le champ d’action du fournisseur face à vos attentes. Vous pourriez tout aussi bien résumer cela, par exemple, sous le vocable « gestion informatique », mais le terme est tellement vague qu’il n’aboutira qu’à une recherche qui le sera tout autant.

Critères de choix d’une société informatique à Genève

Dans un deuxième temps, après avoir défini le « quoi », posez-vous la question du « comment » : de quelle façon souhaitez-vous que votre prestataire interagisse avec vous. Cette phase vous permet de vous projeter dans la relation avec le fournisseur :

  • Maintenance anticipée ou support réactif seulement
  • Service tout inclus sans limite de temps ou décompte sur carnet d’heures
  • Intégration des mises en service (utilisateur, appareil) ou passage en mode projet
  • Flexibilité des prestations d’un mois sur l’autre ou engagement minimal dans le temps
  • Mise à disposition d’un interlocuteur unique ou gestion par une équipe de manière uniforme

Cette phase peut être légitimement étendue avec des questions plus qualitatives, qui vont concerner tout autant le niveau des livrables du fournisseur que la sécurité de ses prestations. Ici, il se peut que vous tombiez dans des critères un peu plus émotionnels, propres à ce que vous avez vécu avec d’autres sociétés informatiques de Genève dans le passé. Il ne faut évidemment pas les éluder, mais il convient de les formaliser correctement :

  • Mise à disposition et maintien à jour d’une documentation technique
  • Organisation formelle des entrées et sorties des collaborateurs
  • Temps de réaction à l’ouverture d’une demande de support
  • Couverture horaire du support technique
  • Capacités de reprise sur incident ou après une perte de données
  • Certifications de cybersécurité
  • Mise sur pied d’un plan de continuité informatique

Et si on parlait argent… finalement ?

A ce stade, je vous voir venir… Et le budget dans tout ça ? J’y viens. L’enveloppe budgétaire prendra une importance prépondérante dans votre choix, on n’en doute pas. Vous devrez différencier les frais de mise en service – toute reprise par un prestataire implique une migration et une mise sous gestion, et les frais récurrents.

Ces frais récurrents intègrent les opérations quotidiennes de maintien en conditions opérationnelles et d’assistance aux utilisateurs :

  • Mises à jour des composants du système d’information (postes, serveurs, équipements réseau)
  • Maintenance
  • Modification des configurations
  • Support aux utilisateurs
  • Documentation
  • Supervision des infrastructures
  • Analyse des logs
  • Traitement des alarmes
  • Reporting

Aucun de ces éléments ne doit être ignoré dans votre processus de choix. Le contrôle de votre budget en dépendra. Mais il n’est pas nécessaire qu’ils soient tous intégrés dans vos frais récurrents. Dans ce cas, des frais uniques vous seront facturés et les candidats-prestataires devront indiquer les coûts unitaires pour chaque opération : mise en service d’un poste, installation d’un serveur, etc.

Les modalités de facturation récurrente devront être précisées à ce stade. Deux grandes familles d’opposent ici :

Plus que le montant final ou le budget sur 12 mois, c’est plutôt la façon dont vous allez le dépenser et le maîtriser qui importe ici. Un forfait vous coûtera plus cher qu’un carnet d’heure inutilisé. Mais évidemment il vous mettre à l’abri de tout débordement. Pour un comparatif équitable, vous pourrez vous baser sur les temps consommés sur vos carnets d’heures ces dernières années, et faire une projection sur 3 ans, incluant frais de mise en service et récurrents.

Nous sommes d’accord, cela fait beaucoup d’information. Mais cela sera évidemment plus précis que de demander « la même chose mais moins cher ». Une fois que vous aurez compilé ces données, vous pourrez alors les soumettre à un moteur d’IA qui se régalera d’une mise en contexte aussi précise. Et pourquoi pas, lui demander de comparer ensuite les offres que vous aurez reçu. Votre effort initial, là encore, assurera un résultat de qualité.

Combien coûte un service informatique pour une PME à Genève ?

Quand on est dirigeant d’une PME, le coût de l’informatique est un sujet. Un sujet sensible. Les frais engendrés par ce type de service peuvent varier du tout au tout, ce qui n’aide pas à trouver ses repères. Je vous propose donc de jouer cartes sur table, avec quelques données chiffrées, pour une entreprise de petite taille basée à Genève. En toute transparence.

Commençons par évacuer la question de l’internalisation : engager un informaticien dans une structure de 10 ou 20 personnes n’a pas de sens. Le salaire moyen pour ce type de profil sur Genève tourne autour de 70k CHF /an (source : Indeed) pour un plein temps. Cette occupation n’est d’ailleurs pas justifiée pour servir aussi peu d’utilisateurs.

L’externalisation informatique n’est pas une option pour les PME à Genève

Les PME se tournent donc naturellement vers l’externalisation, pour disposer de la main d’œuvre mise à disposition par un prestataire. Ces ressources sont utilisées pour configurer et maintenir les infrastructures informatiques de l’entreprise. Si l’on réduit le spectre de notre évaluation aux petites structures (entre 5 et 50 utilisateurs), celles-ci utilisent majoritairement :

  • Des licences Microsoft 365
  • Un serveur d’applications
  • Un réseau d’entreprise avec WiFi

Ces 3 éléments constituent l’infrastructure informatique de base d’une petite entreprise classique. Infrastructure qu’il faut payer d’une part, et maintenir en conditions opérationnelles d’autre part, tout en fournissant l’assistance requise aux utilisateurs.

Les coûts de licences Microsoft sont publics :

  • Microsoft 365 Business Standard : licences de la suite Office, services en ligne (OneDrive, SharePoint, Teams, Echange), engagement mensuel, CHF 14.76 HT /mois /utilisateur
  • Microsoft 365 Business Premium : identique à Business Standard avec protection des appareils, engagement mensuel, CHF 23.64 HT /mois /utilisateur

Selon Microsoft, une PME de 10-15 personnes paiera ses licences entre 100.- et 250.- /mois, en fonction du niveau de service requis.

Au-delà des licences Microsoft 365

A ces coûts de licence, il faut donc ajouter la main d’œuvre : les taux varient sur Genève entre 150.- HT et 210.- HT. Pour une petite structure, avec quelques heures d’intervention réactive par mois, la facture mensuelle peut varier entre 200.- HT  et 500.- HT.

De fait, on observe sur le marché genevois des packs de service incluant licences Microsoft 365 et service mensuel à des tarifs par utilisateur qui oscillent atour de CHF 70.- / 80.- pour des licences Microsoft 365 Business Standard, et un peu plus pour Microsoft 365 Business Premium.

En plus des licences, et en fonction du nombre d’utilisateurs, il sera nécessaire de mettre en place un réseau d’entreprise. Cette dépense peut rebuter les PME les plus petites, car elle n’est pas basée sur le nombre d’utilisateurs, et se dilue donc moins facilement si la structure est petite. Une entreprise de 5 personnes s’en passera probablement, mais pas une organisation de 10-15 personnes.

Pour un tel réseau, il faut compter sur un appareil de protection des attaques depuis Internet (firewall) et de quoi connecter les PC et smartphones : en filaire (switch) et sans fil (WiFi). Les coûts mensuels d’une tel réseau managé peuvent varier en fonction de la taille des locaux et de la complexité de l’installation, et pas uniquement selon le nombre d’utilisateurs. Chez les fournisseurs de Genève, le coût oscille entre 300.- et 900.- par mois.

Les serveurs : le coût de grâce des PME

Reste la question des applicatifs. Certains clients n’exploitent que des logiciels en ligne : c’est souvent le cas pour les applications dites « support » que sont la comptabilité, la finance ou la gestion des ressources humaines. Alors que d’autres ne peuvent pas se passer d’un serveur pour faire tourner leur application « métier », trop spécifique pour être disponible en ligne.

La diversité des programmes implique des dimensionnements du matériel à géométrie très variable. L’analyse du marché à Genève permet d’identifier un coût qui varie entre 400.- et 1’000.- par mois, incluant le serveur lui-même et les frais y relatifs (support, maintenance proactive et corrective).

Dans ce domaine, la variabilité des prix s’explique autant par l’enveloppe des prestations fournies, que le coût de la machine elle-même. Les services peuvent aller de la simple sauvegarde quotidienne à la prise en charge complète via une maintenance proactive et la supervision 24/7.

Sur ces bases, on peut définir les coûts informatiques relatifs à 3 scénarios classiques :

  • Scénario
  • Microsoft 365
  • Réseau d’entreprise
  • Serveur d’entreprise
  • Total
  • Coût par utilisateur
  • 5 utilisateurs
  • 250.- / 500.-
  • N/A
  • N/A
  • 250.- / 500.-
  • 50.- / 100.-
  • 10 utilisateurs
  • 500.- / 1’000.-
  • 300.- / 600.-
  • N/A
  • 800.- / 1’600.-
  • 80.- / 160.-
  • 15 utilisateurs
  • 750.- / 1’500.-
  • 600.- / 900.-
  • 400.- / 1’000.-
  • 1’750.- / 3’400.-
  • 115.- / 225.-

Conclusion : le prix seul n’est rien

Sans trop de surprise, les tarifs peuvent varier du simple au double. Cela dépend essentiellement de la main d’œuvre, et donc du temps passé sur l’infrastructure, en maintenance ou en support. Il est particulièrement intéressant aussi de noter que le coût par utilisateur augmente avec la taille de l’entreprise. La faute à des besoins qui augmentent aussi en conséquence : réseau d’entreprise plus complexe, applications spécifiques nécessitant un serveur.

Quelles conclusion tirer de ces informations ? Tout d’abord que la variabilité des prix est grande. Très grande même. Si ces chiffres ont le mérite de définir une fourchette de tarifs, ils cachent une autre réalité : la main d’œuvre reste un élément dimensionnant majeur. Ce qui nous amène à la seconde conclusion : ces frais de main d’œuvre doivent être encadrés.

C’est dans cette perspective que des tarifs all inclusive prennent tout le sens. Pour peu qu’ils soient associés à un périmètre clairement défini, ils vous assurent le contrôle de votre budget. Quels que soient les événements au cours de l’année. Ils vous appartient donc de définir et comprendre avec précision ce qui vous sera livré, et à quel prix, afin de savoir le 1er janvier combien vous aura coûté votre informatique que 31 décembre.

IA : que peuvent tirer (concrètement) les PME à Genève de Copilot et ChatGPT ?

Le monde ne bruisse que de ces termes : intelligence artificielle. Si les IA génératives apportent un gain substantiel pour la création de contenu, la réalité en entreprise est plus mesurée. Car au-delà des promesses, l’expérience du quotidien peut parfois décevoir. Voici donc un retour d’expérience après près de 12 mois à utiliser les outils stars du marché, ChatGPT et Copilot, sous l’angle des PME.

Si l’IA générative a été adoptée à vitesse accélérée par le grand public, elle perce aussi dans le monde de l’entreprise. A tel point que 77% des employés affirment l’utiliser dans un contexte professionnel en Suisse (source KPMG). Avec des gains de productivité pour une majorité d’entre elles. Mais évidemment, le but n’est majoritairement pas pour ces PME de créer des images ou des vidéos.

En entreprise, les IA son plutôt utiles à :

  • Résumer du contenu (emails, fichiers, réunions)
  • Produire du contenu (offres, présentations)
  • Traduire et mettre en forme du contenu
  • Analyser des données

Coûts bas ou coups bas ?

Pour arriver à ces fins, encore faut-il que l’IA puisse accéder à vos données professionnelles. Ce qui implique de les connecter à votre compte d’entreprise, et lui donner les permissions qui vont bien. Il ne s’agit en effet pas de simples requêtes génératives comme vous le feriez sur le Web, mais bel et bien de s’appuyer sur le contenu disponible dans votre PME. Ce qui requiert de passer à la caisse.

Nos tests ont été menés avec Copilot et ChatGPT, sur la base de licences payantes :

  • Copilot : 204.- CHF /an /utilisateur
  • ChatGPT : 240.- CHF /an /utilisateur

Une fois les licences acquises, Copilot accède directement à vos données Microsoft 365. Il faudra en revanche lier ChatGPT à votre compte Microsoft au travers de connecteurs (calendrier, emails, SharePoint). Ceci peut être fait individuellement, ou par l’administrateur de l’entreprise pour tous les comptes.

Premiers pas

Si Microsoft a bien pris soin de déployer Copilot dans la plupart de ses produits (Office, Windows), la version capable de travailler sur tous vos contenus passe par un navigateur. Et un onglet « Travail » qui vous amène au bon endroit. A ce stade, Copilot et ChatGPT se valent et fournissent la même ergonomie. Avec un petit avantage à Copilot qui peut être invoqué avec la combinaison de touches Windows + C depuis Windows. A noter : les Copilot intégrés aux outils Microsoft disposent des fonctions étendues provenant de la licence payante.

Dès lors, il est possible de poser des questions aux moteurs, ce que l’on appelle des « prompts » :

  • Résumé des emails reçus ou présents dans une boîte email
  • Analyse de documents sur la simple mention de leur nom ou par indication de leur titre
  • Rédaction de brouillons de courriel (soit vierges, soit en réponse à des emails reçus)

Ces fonctions sont pratiques au premier abord. Mais évidemment, en ayant vu une IA générative à l’œuvre, il n’y a pas de quoi s’extasier, compte tenu du fait que les informations sont disponibles dans le cadre de l’entreprise. Et la praticité s’évanouit rapidement devant les retouches nécessaires et les allers-retours pour aboutir au résultat souhaité. Notamment lors de la rédaction d’un email avec le ton et le vocabulaire escompté.

Si ces fonctions ne sont pas transcendantes, elles sont l’avantage avec Copilot d’être intégrées dans les outils du quotidien, ce qui facilite leur accès (et leur adoption).

On pousse le bouchon un peu plus loin.

En définitive, ce sont dans le champ des tâches complexes et/ou chronophages que les IA d’entreprise sont les plus performantes. Notamment dans les domaines techniques, lorsque chercher l’information sur Internet peut s’avérer fastidieux. Copilot et ChatGPT ont cette capacité à passer en revue une somme d’information importante, et proposer des solutions pertinentes.

Attention toutefois, l’un comme l’autre ne sont pas parfaits :

  • Ils se trompent parfois (et encore beaucoup)
  • Passé la première proposition, et pour peu qu’on leur oppose un échec ou une objection, la litanie des solutions suivantes peut vite tourner en rond
  • Les réponses peuvent manquer de structure ou s’avérer trop complètes, à tel point qu’on se perd dans les détails

Chose intéressante : ces fonctions restent de l’IA générative, basée sur le Web, et ne tirent pas forcément profit de l’accès à vos données d’entreprise. Même si l’utilisation d’une version payante permet d’accéder à des modèles de données bien plus larges que ceux des versions gratuites.

Une génération de contenu qui dégénère

Côté travail bureautique, on se réjouit donc que ces outils puissent s’appuyer sur les fichiers existants pour en extraire d’autres contenus. Mais là encore, la déception peut poindre rapidement :

  • Dans Excel, Copilot ne saura pas créer un tableau dynamique croisé sur la base de valeurs existantes, en l’ajoutant dans un nouvel onglet par exemple : il se contentera de vous donner les instructions
  • Même la duplication d’une simple offre en modifiant le nom du client sera repoussée par Copilot, au prétexte qu’il ne peut pas créer de nouveau fichier dans l’environnement Microsoft 365
  • Si vous demandez à ChatGPT ou Copilot de créer un document de synthèse sous PowerPoint à partir d’autres documents Office, en respectant votre charge graphique, il ne saura pas non plus le faire… même s’il vous le propose : il se contentera de mettre le nom de votre marque ou de votre société ; le plus gros du travail (i.e. la mise en page) restera à votre charge

La qualité du prompt peut évidemment influencer profondément la qualité du résultat. Mais même un lot d’instructions complet aboutit à un résultat assez moyen :

« Peux-tu préparer une présentation PowerPoint de quelques pages basée sur le template Steel Blue et résumant l’offre pour <référence du fichier d’offre Word>, en mettant en avant : les besoins du client, le principe des services proposés, la solution proposée basée sur les produits Steel Blue, les niveaux de service, les tarifs lot par lot. »

Ni l’une ni l’autre des stars de l’IA ne saura faire mieux que générer une présentation PowerPoint à l’aspect décourageant. Au moins ChatGPT a-t-il l’honnêteté d’indiquer la raison – technique – de ce semi-échec.

IA - Résumé d'offre au format PowerPoint par ChatGPT

Finalement, une éclaircie

Alors, bons à jeter les outils génératifs pour PME ? Pas tout à fait, car il reste un domaine où ils excellent, et où ils ont toujours fait leur preuve : l’analyse textuelle ou de parole, la traduction, la synthèse.

Les modèles sur lesquels les IA sont basées – les fameux LLM, Large Language Models – existent depuis longtemps. Mais les développements récents, adossés à des capacités de calcul décuplées, ont permis de renforcer leur précision et leur efficacité.

A tel point que les outils que nous avons testés peuvent :

  • Capturer la voix de plusieurs participants à une réunion, qu’elle soit en présentiel ou à distance, en les distinguant
  • Transcrire l’entier des discussions, les analyser et les synthétiser
  • En tirer un résumé et une liste d’actions / tâches, assignées aux bons interlocuteurs

Pour ceux d’entre vous qui passent leur temps en réunion – et qui connaissent l’effort que requiert la rédaction d’un PV – les IA génératives sont une bénédiction. Surtout avec un abonnement payant qui vous garantit que les données ne sortent pas de votre giron, et restent donc sous votre contrôle.

Et si on résumait (sans l’aide de l’IA) ?

  • Critère
  • Tarif (CHF HT)
  • Intégration Microsoft
  • Analyse et résumé
  • Génération bureautique
  • Protection des données
  • IA générative basée Web
  • Analyse texte/parole
  • Transcription/résumé
  • Copilot
  • 17.- /mois
  • Native
  • Oui (aussi depuis Windows)
  • Faible
  • Oui
  • Oui
  • Puissante
  • Oui (intégrée à Teams)
  • ChatGPT
  • 20.- /mois
  • Oui (à configurer)
  • Oui (navigateur uniquement)
  • Faible
  • Oui
  • Oui
  • Puissante
  • Oui

 

L’avenir : l’IA « agentique »

On est donc encore loin de la panacée, celle qu’on nous a vendue ou celle qu’on a bien voulu croire. Au lieu d’une IA en mode réactif, on aimerait avoir une IA qui agit d’elle-même. Surtout dans le monde des PME, par exemple pour traiter les tâches de bas niveau liées à la bureautique :

  • Trier automatiquement des emails
  • Déclencher des processus de revue sur la production de certains documents
  • Créer automatiquement des documents de synthèse à intervalles réguliers

Les agents sont déjà présents et disponibles dans les environnements d’intelligence artificielle payants des géants de la tech. Reste à les implémenter – et si possible sans devoir écrire de code – et à leur faire confiance. Tout en remettant pas en cause la sécurité de l’entreprise, car on peut aisément imaginer les dégâts que pourrait engendrer un agent IA piraté ayant accès à vos données.

Mais cela sera l’objet d’un prochain article. Patience !

Conclusion : bien, mais peut mieux faire

Sans grande surprise, sorties d’un contexte d’amusement ou de génération de contenu divertissant, les IA génératives peinent encore à s’imposer dans le monde des PME. Notamment parce qu’elles pêchent le plus là où elles sont attendues : dans le domaine de la bureautique.

Les résultats obtenus avec Copilot et ChatGPT en version payante sont assez proches. Microsoft bénéficie de l’avantage de l’intégration native dans son écosystème. Si l’on obtient plus ou moins la même chose, c’est parce que ce dernier intègre depuis longtemps ChatGPT comme modèle LLM. On pourra être séduit par la nature des échanges de l’une ou l’autre des deux technologies : un peu plus familier pour ChatGPT, un peu plus professionnel pour Copilot.

Surtout, c’est dans l’interprétation du langage et l’analyse de la parole que les deux outils font un malheur. Et apportent des gains substantiels à ceux qui sont soumis à des fortes charges de réunion. Avec un avantage à Microsoft encore, qui peut utiliser son écosystème pour générer des tâches, dans Teams par exemple. Les forçats des séances font sans hésiter partie du public qui tirera le meilleur profit des IA d’entreprise. En attendant la généralisation des agents.

 

RemoteApp : gardez vos applications PME à Genève, pas votre serveur

Nombreuses sont les PME de Genève à disposer d’applications qui n’ont pas d’équivalent dans le Cloud. Que ce soient des logiciels de comptabilité, des ERP ou des programmes métier. De fait, elles doivent les exécuter sur un serveur, bien souvent hébergé dans leurs locaux. Avec la contrainte de maintenir cette machine. Si tel est votre cas, lisez ce qui suit : RemoteApp est fait pour vous.

Lorsque le serveur qui héberge votre application est en fin de vie, la question revient, inlassablement : puis-je m’en passer ? Le premier réflexe consiste à vérifier si l’éditeur ne fournit pas une version Web, accessible depuis un simple navigateur. Mais si certains d’entre eux – généralement, les plus gros – arrivent à faire cet effort, c’est un pas trop grand pour les autres. Car il nécessite une refonte, et donc une reprogrammation complète, de l’application.

Faire du neuf avec du neuf

Certains contournent le problème, en vous offrant un accès à distance sur leurs propres machines. Si une telle solution peut s’avérer pratique, elle a ses limites. Au premier rang desquelles, la mutualisation : en agrégeant de nombreux clients et utilisateurs sur la même infrastructure, la tentation est grande de recourir au surbooking. Avec des lenteurs à la clé lors des pics d’utilisation. Surtout, cette méthode ne permet pas une intégration complète à votre environnement : vous devrez disposer de comptes dédiés, qui ne seront pas soumis à votre stratégie de sécurité interne. Pour autant, il est possible de se passer du serveur physique, sans confier sa sécurité à un éditeur tiers et en intégrant son authentification et ses règles de sécurité.

Il suffit pour cela de combiner deux technologies : la virtualisation de serveur d’une part, et la publication d’application d’autre part. En langage Microsoftien, cela s’appelle RemoteApp. Et cela dit bien ce que cela veut dire : votre application s’exécute à distance et vient jusque sur votre poste. Voyons comment. RemoteApp n’est pas en soi une nouveauté, ni une révolution. Les technologies qui supportent cette solution sont celles connues depuis longtemps, telles que le bureau à distance. Pour les plus technophiles, on parle ici de Remote Desktop Protocol (RDP) ou aussi de Terminal Server (TS). Il s’agit de solutions qui permettent d’accéder à une session Windows à distance, depuis une autre session (Windows mais aussi Mac ou Linux). En bref : une session dans une session.

RemoteApp : le petit truc en plus de votre serveur

Mais pas uniquement : au lieu de publier un bureau complet, avec ses icônes et son menu, il est possible de ne publier que des applications. Qui apparaissent alors sur votre bureau comme si elles tournaient localement. Alors que non : ce que vous voyez s’exécute à distance, sans que vous ne fassiez la différence. Techniquement, il s’agit uniquement de streaming – oui, comme pour la musique ou Netflix – avec la possibilité de recevoir des données (l’affichage des fenêtres) mais aussi d’en envoyer (les ordres de votre souris et de votre clavier).

Microsoft RemoteApp

Avec la montée en puissance de Microsoft 365, l’éditeur américain a repackagé ses technologies historiques pour les mettre au goût du jour. Et les intégrer dans ses dernières solutions Cloud. Au rang desquelles Azure, son service d’hébergement de serveur dans le Cloud. Ainsi est né Azure Virtual Desktop, la solution de bureau virtuel dont nous avons déjà parlé dans ce blog. Elle permet de simplifier la mise en place de sessions à distance dans le Cloud, et supporte la publication d’applications seule, option appelée RemoteApp.

Concrètement, vous choisissez la machine dont vous aurez besoin – processeur, mémoire, disque – pour faire tourner votre programme pour le nombre de vos utilisateurs. Vous y installez votre logiciel. Et vous ajoutez votre machine dans le service Azure Virtual Desktop en cochant l’option RemoteApp. Les utilisateurs se connectent alors avec le compte Microsoft habituel – car le service est intégré à l’environnement Microsoft – dans l’application Windows App. Et ils voient apparaître alors peur programme favori à l’écran.

Des gains tangibles

Parmi les avantages que procure RemoteApp, la sécurité figure en bonne place. Comme la solution est intégrée à Azure, elle dépend de Microsoft 365 pour authentifier les utilisateurs. Ce qui signifie que les règles de sécurité que vous aviez patiemment fixées ne sont pas remises en cause. Au contraire, elles s’étendent à cette nouvelle infrastructure. Utiliser RemoteApp les renforcent donc.

C’est notamment le cas pour le double authentification (MFA), qui s’applique par défaut. Autre point clé : vous êtes libres d’autoriser les flux de données entre les utilisateurs et le serveur : uniquement l’affichage et les commandes, mais aussi les imprimantes ou le copier/coller. Tout peut être paramétré finement. Ceci est particulièrement crucial pour minimiser les échanges de données. Car l’environnement de l’utilisateur ne se limite pas aux postes de l’entreprise (même si vous pouvez le restreindre).RemoteApp est en effet utilisable de manière sécurisée depuis d’importe quel appareil – PC, Mac, tablette, smartphone – ce qui constitue son 2ème atout majeur.

Alors que le serveur dans vos locaux imposait l’utilisation d’un VPN, RemoteApp fonctionne via une simple application sécurisée. Le télétravail peut alors être mis en place simplement et sans surcoût. Enfin, RemoteApp profite des atouts inhérents à l’utilisation de serveurs Cloud. Paiement à l’usage, adaptation à la charge pour absorber les pics sans le moindre investissement, ajustement au plus près des ressources (et donc des coûts). Autant de propriétés obtenues sans la moindre dépense dans du matériel, puisque tout est virtualisé. Ce qui vous évitera la question récurrente du renouvellement de votre machine. La boucle est bouclée.

Et si vous faisiez le pas et disiez au revoir à votre bon vieux serveur ?

Une informatique moderne dans une PME, ça ressemble à quoi ?

Dans la clientèle des PME, il n’est pas rare de croiser des infrastructures vieillissantes. Ou plutôt, qui exploitent des technologies d’un autre temps. Et ceci, bien qu’elles aient été installées récemment. Par réflexe, par souci de rentabilité ou par retard technologique, les prestataires de ces entreprises ont fait des choix peu pérennes. Au détriment de celles-ci. Mais alors, comment identifier une informatique moderne ? C’est ce que nous allons voir.

Tout d’abord, commençons par éviter de tomber dans le fantasme. Il n’y a ni solution technologique ultime, ni informatique qui serait une panacée. Chaque entreprise voit sa solution IT sous le prisme de ses besoins. Loin de moi l’idée de vous orienter vers tel ou tel fournisseur qui serait un choix évident et inévitable. D’ailleurs, Steel Blue n’est pas revendeur de produits, mais fournisseur de ses propres solutions, dont les composants évoluent au fil du temps.

La preuve ? Notre produit Steel Workgroup est notre fer de lance. Il s’agit d’un service managé, regroupant des outils collaboratifs (messagerie d’entreprise, stockage et partage de fichiers, collaboration d’entreprise) et des services professionnels associés. Ces prestations couvrent le support, la maintenance, les mises à jour, la gestion des modifications, la documentation, le reporting mensuel. Si ce produit se base aujourd’hui sur Microsoft 365, il a longtemps exploité les services d’Amazon Web Services. Avant que ceux-ci ne deviennent moins compétitifs pour nos clients.

Les besoins, et rien d’autre

Non, l’objectif ici consiste plutôt à vous donner les clés pour identifier les choix à éviter. Toujours du point de vue d’une PME/TPE suisse, pour une taille oscillant entre 5 et 50 utilisateurs. La question du fournisseur technologique ou de l’éditeur importe peu en la matière. C’est le principe que nous cherchons à expliquer. Celui-ci peut être influencé en fonction de critères tels que l’évolution du marché, les changements technologiques, le budget ou encore la flexibilité, la fiabilité ou la simplicité.

Pour obtenir une vue d’ensemble assez complète, il convient de définir ce qu’une PME fait de son informatique. Et en quelque sorte, ses besoins. Pour une entreprise de petite taille, c’est assez simple : on parle de bureautique (emails et fichiers), et d’applications de base (métier et/ou support, regroupant devis, facturation, comptabilité). Autrement dit : il s’agit de stocker et partager des documents, d’échanger des messages et de faire tourner quelques programmes spécifiques.

Ces dix dernières années ont vu l’émergence des solutions SaaS (Software-as-a-Service), c’est-à-dire des programmes hébergés en dehors des murs, centralisés et mutualisés, et souscrits « à la demande » via des abonnements annuels ou mensuels. Ceci a particulièrement affecté les applications support de base, au premier rang desquelles se trouvent la comptabilité et la paie, voire la facturation. Il est vrai qu’acquérir un serveur (et le maintenir) pour faire tourner WinBiz et les faibles volumes de données dont il a besoin n’a plus vraiment de sens.

Applications et informatique moderne

Pour les applications métier, c’est une autre histoire. Comme elles sont bien plus spécifiques, leur marché est plus restreint. Ce qui n’incite pas les hébergeurs ou les éditeurs à proposer une solution externalisée, en tout cas à des tarifs raisonnables. Dans ce cas précis, disposer de son propre serveur peut faire du sens. Mais il y a serveur et serveur. C’est le critère budgétaire qui va prendre le pas ici. Car acheter une machine pour la mettre dans ses bureaux et la dorloter ne serait pas raisonnable.

Pourquoi donc ? Les infrastructures Cloud sont devenues hyper-matures. Alors que de votre côté, vous vous échinerez à héberger une machine dans vos locaux, à assurer son alimentation et sa protection électriques, à prendre soin de la température de l’air. Et surtout, à la maintenir en état de marche. Entre achat, mise en service et maintien en conditions opérationnelles, les coûts de possession d’un serveur ne sont pas négligeables. Et surtout, bien plus élevés qu’une machine virtuelle louée via un prestataire d’infogérance. On parle ici de plusieurs dizaines de milliers de francs sur la période d’amortissement de ce matériel.

Côté bureautique, c’est un peu le même constat. L’hébergement sur site de documents et d’emails n’est plus vraiment d’actualité. Et pourtant, il n’est pas rare non plus de croiser des serveurs de fichiers ou Exchange sur des serveurs surpuissants. Maintenir cette machinerie en état est une peine quotidienne coûteuse, qui génère insatisfaction et frustration. Tout en creusant le budget des PME qui s’y accrochent. Et je ne parle pas seulement du matériel, mais également de la configuration logicielle et de la sécurisation. Un serveur de messagerie requiert une exposition à Internet dont les pirates se délectent, au gré d’attaques et d’exploitation de failles de sécurité.

Les fichiers, le pilier de l’IT des PME

Quant aux fichiers, le COVID a mis en évidence la difficulté d’y accéder à distance lorsqu’ils se trouvent sur des disques sur site. Le VPN peut contrebalancer cela, mais c’est évidemment ajouter une couche de service, qu’il faut, là encore, entretenir et sécuriser. Et ceci sans compter avec les difficultés d’accès depuis la maison. Les solutions de stockage et d’hébergement Cloud se sont progressivement imposées, car plus flexibles, plus sécurisées, et plus simples à mettre en œuvre pour des PME qui doivent, de facto, externaliser la gestion de leur informatique par manque de compétences et de connaissances.

Au premier rang de celles-ci se trouve Microsoft 365, qui a le bon goût d’intégrer tous les outils dans une seule suite. Mais d’autre acteurs, tels que Dropbox pour les fichiers ou Slack pour la collaboration, ont aussi fait leur trou. Toutes sont accessibles depuis une simple connexion Internet, si bien que le bureau n’est plus un endroit privilégié pour les exploiter, mais un point d’accès aux données comme un autre. Tout en apportant un niveau de sécurité inaccessible pour une PME avec des ressources hébergées en son sein. Cryptage au repos comme en transit, double authentification, redondance locale et géographique : autant de propriétés qui viennent de facto avec les outils d’une informatique moderne.

Ces tendances sont celles du moment. Et peut-être pas celles de demain. Car l’évolution permanente de l’informatique rebat les cartes des choix possibles à intervalles réguliers. La modernité n’est donc qu’un concept, qui évolue au fil du temps et qui doit être remis en question en permanence. Ce qui implique de devoir se maintenir à niveau. Reste à savoir dans quel état se trouve votre informatique et si elle coche déjà quelques critères de modernité actuels. Histoire de garder une longueur d’avance en termes de flexibilité, de contrôle des budgets et de mobilité.

Et si on inspectait votre informatique pour savoir si elle coche les cases de la modernité ?