La propagation du virus Covid-19 met les PME suisses sous pression. Et les incite à s’adapter rapidement pour maintenir un semblant d’activité, malgré les contraintes réglementaires, actuelles et à venir. Au cœur des enjeux : le travail à distance et l’accès aux données. Pour ceux qui ne seraient pas encore au point côté télétravail, voici 4 solutions pour continuer à travailler loin du bureau.
Qu’on le veuille ou non, la contrainte est bel et bien là, et il faut faire avec. Si vous n’avez pas anticipé la déploiement d’outils vous permettant de travailler à distance, vous risquez de devoir composer avec les événements. Au risque de « bricolages » dangereux et peu pérennes. Est-il trop tard pour autant ? Pas si sûr. Petit inventaire de solutions de télétravail vous permettant de rebondir, rapidement et à moindre frais.
Ce bon vieux VPN, allié du télétravail
Il s’agit de la technologie la plus ancienne. Celle-ci consiste à établir une connexion sécurisée (VPN, Virtual Private Network) entre votre ordinateur et le réseau du bureau. Afin d’accéder à vos programmes et vos fichiers de manière (presque) transparente.
Prérequis : avoir un firewall compatible, et déployer la configuration sur les appareils des utilisateurs
Avantages : la connexion aux ressources s’opère presque comme au bureau, notamment l’accès aux applications, modulo des performances un peu moindres et des raccourcis à mettre à jour
Coûts : aucun, si votre matériel déjà en place est compatible
Inconvénients : installation assez lourde sur chacun des postes concernés, d’où une difficulté à déployer rapidement
Stockage Cloud des fichiers
Si votre période de télétravail forcée ne nécessite que de travailler sur des fichiers bureautiques, vous pouvez vous contenter de les mettre en ligne, et d’y accéder à distance, depuis la maison. Mais pas n’importe comment, et surtout en assurant sécurité et protection des données.
Prérequis : souscrire des licences de stockage Cloud, telles qu’Office 365 avec OneDrive et SharePoint
Coût : modéré (CHF 3.90 /mois /utilisateur pour 1TB avec Microsoft SharePoint), et surtout aucun engagement dans le temps
Inconvénients : vous devrez procéder préalablement au transfert des fichiers dans le stockage Cloud, ce qui peut prendre du temps en fonction du volume
Avantages : accès simplifié aux fichiers grâce à un simple logiciel, installé en quelques clics, ou même dans un navigateur
Un outil de travail collaboratif ne remplacera jamais une rencontre physique, mais pas les temps qui courent…
Poste virtuel Cloud : le meilleur des deux mondes
Si toutefois vous exploitez des applications particulières, vous n’avez pas envie de les (faire) installer sur les postes privés de vos collaborateurs. Dans un tel cas, contentez-vous de déployer temporairement des postes de travail virtuels dans le Cloud, en les gardant sous votre contrôle.
Prérequis : souscrire à un abonnement de poste de travail virtuel Cloud
Coût : moyen (moins de CHF 100.- /mois /poste standard) , pas d’engagement dans le temps
Inconvénients : vous devrez procéder préalablement au transfert des fichiers dans le stockage Cloud, et déployer les postes virtuels
Avantages : vous accédez à un environnement de travail complet via une simple application, installée en quelques clics ; cet environnement de travail est isolé de l’environnement personnel, et vous donne accès aux applications et aux fichiers d’entreprise
Rencontres virtuelles avec les outils collaboratifs
Dans le cas où votre activité nécessite des interactions fréquentes avec clients, partenaires et fournisseurs, n’hésitez pas à vous équiper d’une solutions de collaboration en ligne. Et à vous les séances virtuelles audio et vidéo, avec partage d’écran et tableau blanc en ligne.
Prérequis : souscrire à un service de collaboration comme Microsoft Teams
Coût : modéré (gratuit pour des fonctions limitées, CHF 12.30 /mois /utilisateur dans le cadre d’une licence Office 365)
Inconvénients : ça ne remplace pas une rencontre réelle, mais par les temps qui courent…
Avantages : conférence audio et vidéo faciles, nombre de participants illimité, conservation d’un semblant de lien social
Evidemment, vous êtes libre de mixer ces solutions à votre guise. Et surtout, vous n’avez pas d’engagement à prendre dans le temps, puisque tous ces services sont souscrits mois par mois. Le temps de laisser passer la tempête. Le retour arrière est rapide et facile. A moins que vous n’y preniez goût, et que vous ne transformiez cette contrainte passagère en une opportunité de modernisation. C’est probablement le seul risque réel que vous prendriez. A toute chose malheur est bon, paraît-il.