Fidèle lecteur de la newsletter Steel Blue, vous avez déjà vu passer le terme « poste virtuel ». Fervents défenseurs de cette technologie, il s’agit d’un de nos chevaux de bataille. Mais peut-être pas (encore) du vôtre, alors un peu de pédagogie s’impose probablement. Voici donc à quoi ressemble un tel poste, avec quelques analogies faciles à comprendre.

Dans un monde tourné vers le Cloud et la dématérialisation, il est parfois difficile de se faire une idée concrète d’un produit ou d’une technologie. A moins de la voir à l’œuvre, ce que nous vous encourageons aussi à faire, d’un simple clic. Alors comment expliquer avec quelques mots simples quelque chose qui ne l’est pas forcément ? En faisant quelques parallèles bien sûr.

Souvenez-vous, dans les années 80 et 90 : la télévision était linéaire, c’est-à-dire qu’il fallait regarder les programmes à l’heure de leur diffusion, Internet n’existait pas, et les plateformes de streaming non plus. Pour regarder un film au moment de son choix, il fallait se tourner vers la VHS, puis le DVD et le BlueRay. 30 ans plus tard, vous obtenez le même service, mais avec une qualité incomparable et surtout plus aucune cassette ni disque laser chez vous.

Le poste virtuel, le streaming de l’informatique

Pourquoi une telle introduction ? Tout simplement parce que le streaming est à la vidéo ce que le poste virtuel est à l’informatique. Explications. Le streaming vous exonère de posséder le moindre support physique, et tout autant de disposer du matériel pour le lire. Autrement dit : là où autrefois vous regardiez un DVD sur votre propre appareil et le diffusiez sur l’écran qui y était raccordé, le streaming se contente de le lire à distance, et de n’acheminer que les images sur votre appareil.

Les postes virtuels fonctionnent exactement de la même façon. Hier, vous disposiez de votre propre ordinateur avec ses ressources de calcul et de stockage (processeur, disque dur, mémoire). Il diffusait le résultat de son travail sur l’écran qui lui était associé. Maintenant, cette puissance de traitement est délocalisée dans le Cloud, et seules les images de l’écran sont transférées vers vous, par le biais d’une simple application, sur n’importe quel appareil (PC, Mac, smartphone, tablette).

Le poste virtuel revient à utiliser des programmes qui s’exécutent à distance

La virtualisation des postes de travail revient donc, comme pour le streaming, à dissocier le traitement des données (le décodage d’une vidéo dans un cas, les programmes dans l’autre) et leur rendu à l’écran. Si l’avantage du streaming en comparaison de nos bonnes vieilles cassettes VHS n’est plus remis en cause, celui d’un poste virtuel peut encore être questionné. Et pourtant, là encore, les analogies sont nombreuses, et les gains conséquents.

Craintes virtuelles et réalités

La première réticence viendra probablement de l’éloignement de vos données. Si le stockage à distance de votre film préféré ne vous pose pas de souci – d’autant plus qu’il ne vous appartient pas dans le cadre du streaming – voir s’éloigner ses fichiers Excel ou ses emails peut inquiéter. En y regardant de plus près, cet argument tombe à l’eau : qu’il soit physique ou virtuel, votre poste n’est pas là pour stocker des données, elles sont bien mieux protégées sur un serveur.

Quant à la sensation de ne plus posséder physiquement l’objet, coupons court au phantasme : plus grand monde (à part les collectionneurs invétérés) ne souhaite conserver des étagères entières de cassettes ou de DVD. Ces supports vieillissent et les appareils capables de les exploiter deviennent rares. C’est d’ailleurs un des atouts du poste virtuel : il ne vieillit virtuellement pas, puisque vous pouvez le mettre à jour en quelques clics à la dernière version de Windows. Pour qu’il puisse faire tourner les toutes dernières versions de vos programmes préférés.

Les supports physiques disparaissent. Et les PC aussi.

Une fois évacués ces quelques freins bien compréhensibles, les avantages d’un bureau virtuel sautent rapidement aux yeux. A commencer par l’accès universel : où que vous soyez, et depuis n’importe quel appareil, une simple application suffit à retrouver votre environnement de travail habituel. Exactement comme cet épisode de Friends que vous commencez dans les transports sur natel et que vous terminez confortablement dans votre canapé sur la télévision. Et ceci sans avoir à reconfigurer chaque appareil.

Fiabilité et performances au menu

La fiabilité n’est pas en reste non plus. Là encore, la mutualisation des ressources dans le Cloud à l’échelle industrielle permet de mettre en œuvre des systèmes de protection du matériel sans aucune comparaison possible avec ce que vous pourrez offrir aux quelques PC de votre entreprise. Exploités dans des conditions idéales et stables, les postes virtuels sont choyés, et durent bien plus longtemps.

Enfin, les performances ne sont pas en reste. Tout d’abord, le matériel utilisé pour les postes virtuels repose sur des technologies dédiées aux serveurs. Les processeurs par exemple n’ont rien à voir avec ceux que vous retrouverez dans votre ordinateur de bureau. Surtout, les données se sont rapprochées de leur traitement. Je m’explique : si vous mettez des données volumineuses dans le Cloud, mais conservez un appareil physique, celles-ci devront transiter entre le Cloud et vous, induisant une latence qui pénalise la vitesse de traitement.

Avec le poste virtuel, seul l’affichage de l’écran vient jusqu’à vous. Le traitement des données se fait au plus près de celles-ci, car tout est regroupé au même endroit, dans le Cloud, ce qui optimise la vitesse de traitement. Associé à des connexions Internet ultrapuissantes (car oui, le poste virtuel se connecte par sa propre connexion Internet, ou plutôt celle de son datacenter, mais pas la vôtre), tout est réuni pour que l’expérience utilisateur soit parfaite, ou presque. Et même si votre connexion Internet est lente, votre poste virtuel n’en sera pas affecté. A tel point qu’une connexion 4G suffit pour y accéder. Comme pour le streaming. La boucle est bouclée.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Teams, vous connaissez. Ou plutôt : vous croyez connaître. L’explosion de la visioconférence, dans le sillage de la pandémie de Covid-19, a amené nombre de salariés du secteur des services à passer par cet outil. Mais s’il excelle pour mettre en relation, via le son ou l’image, il va un peu plus loin que cela. Beaucoup en fait. Analyse d’un logiciel aux mille facettes.

Si Teams apparaît maintenant comme un standard du marché, c’est qu’il a été bien aidé. Lancé en 2017, le successeur désigné de Skype for Business le remplaçait progressivement dans les grandes entreprises. Jusqu’à ce que deux facteurs simultanés agissent sur son implantation dans le marché, et le transforment en star, au sein même des PME.

Evidemment, l’épidémie de SarsCov2 figure au premier chef de ces événements. Teams, comme ses concurrents tels que Slack, se sont vite rendus indispensables auprès des entreprises, de toutes tailles. Il faut dire que Microsoft ne permettait plus d’installer Skype for Business depuis longtemps. Et que le bouche-à-oreille a fait le reste. Bien aidé par un téléchargement libre et une utilisation gratuite dans un cadre personnel. Cadre régulièrement dépassé et qui s’étendait rapidement aux sphères professionnelles.

Mais tout n’aurait pas été forcément aussi vite et loin sans un autre vecteur de développement. Microsoft à l’époque avait déjà fait de Teams son nouveau cheval de bataille pour la collaboration en entreprise. Et avait décidé d’enterrer la messagerie au profit de Teams pour les échanges internes. Dans le contexte d’une PME, et hors télétravail, l’intérêt de la visioconférence est assez limité : les organisations sont de taille réduite, et la proximité facilite les échanges en présentiel. Cette seule fonction n’aurait pas justifié les ambitions de Microsoft. Il doit donc y avoir autre chose…

Teams, colonne vertébrale du travail collaboratif

Cela peut paraître comme une évidence, mais le nom même de Teams révèle tout de cet outil. Il facilite simplement le travail en équipe. Et la visioconférence n’est qu’une facette de ce couteau suisse. Teams donne donc tout son sens aux équipes, en les mettant au centre du travail collaboratif. Les équipes sont alors l’élément structurant de l’organisation dans Teams. Et tout en découle ensuite, assez naturellement. Pour une petite structure, l’adoption est assez simple puisque les équipes sont réduites et connues : Teams vient se greffer sur ces groupes d’utilisateurs et leur offre des outils multiples.

Prenons un exemple. Votre PME dispose d’un département dédié à la comptabilité. Vous créez une équipe Teams du même nom, et vous invitez vos utilisateurs. Dans cette équipe, vous définissez les espaces de travail, publics ou privés. Les premiers sont accessibles à tous les membres, alors que les seconds sont évidemment limités aux personnes que vous choisissez. Ces espaces de travail, appelés canaux, structurent le travail de l’équipe, par thème, par activité ou par projet.

Les canaux Teams sont les lieux de regroupement virtuels de vos équipes.

Dans chaque canal, vous disposez d’une boîte à outil complète : publication d’informations (texte, liens), organisation de réunions en ligne ou en présentiel, gestion des tâches, publication d’un intranet, stockage des fichiers, mise en ligne de formulaires et de listes. A cela viennent s’ajouter de nombreuses applications, fournies par Microsoft ou des sociétés tierces, qui enrichissent cet environnement collaboratif. Autrement, dit, les équipes et leurs canaux deviennent les « lieux » de regroupement pour le travail à plusieurs. Et toutes les informations liées à une activité s’y retrouvent concentrées.

Un impact réel et rapide sur le travail collaboratif

Première conséquence majeure : vous n’envoyez plus d’email en interne. Soit vous passez par la messagerie instantanée de gré à gré, ou alors vous postez des informations dans le canal approprié. Libre à chacun d’en prendre connaissance et de participer. Deuxième conséquence : vous n’envoyez plus d’attachements. Les fichiers sont directement intégrés dans les canaux, dans une arborescence dédiée. En prime, chaque modification est conservée : vous bannissez donc les allers-retours de fichiers par messagerie qui vous font perdre le fil.

Par souci de cohérence, Microsoft s’appuie sur son stockage de fichiers Cloud SharePoint pour sauvegarder les documents. Ils sont alors évidemment accessibles en ligne ou synchronisés sur vos différents appareils. Et pour faciliter la transition, votre calendrier Outlook est désormais intégré, tout comme vos tâches, ce qui vous incite plus facilement à passer par Teams pour démarrer votre journée. Enfin, les applications Office sont aussi intégrées, et vos fichiers Word ou Excel s’ouvrent directement depuis Teams.

Désormais, vous pouvez tout faire depuis Teams. Sauf envoyer des emails.

Une des avantages de cette approche réside dans la classification des données. Celles-ci se trouvent déjà dans la bonne équipe, et le bon canal. Les fonctions de recherches proposées par Teams mettent la touche finale, en vous laissant chercher un terme dans tous les éléments collaboratifs : fichiers, conversations, etc. Autre avantage : vous pouvez étendre le travail d’équipe à des membres externes, qu’ils aient Teams ou pas d’ailleurs, puisque tout est accessible au travers d’un simple navigateur. Mais pour ceux qui disposent d’une licence, passer d’une organisation à une autre depuis Teams devient progressivement une habitude.

Encore quelques lacunes

Alors, parfait Teams ? Pas tout à fait. Microsoft a adopté un rythme de développement sidérant sur son outil, avec de nouvelles fonctions publiées tous les mois via les mises à jour en ligne. Ce qui permet en passant de corriger les bugs. Et ils restent nombreux. Autre point noir : le programme s’alourdit en même temps qu’il s’enrichit. Il est courant que Teams à lui seul, et sans faire grand-chose, occupe à peine moins de 1GO de mémoire. Et présente parfois des soucis de lenteur. Voire des plantages. Probablement la rançon à payer pour un outil aussi polyvalent.

Autre déception : l’intégration de la téléphonie n’est pas au point. Car en effet, Teams vous permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques, de manière presque transparente. L’expérience au quotidien n’est franchement pas extraordinaire, surtout si, comme nous, vous décidez d’utiliser votre smartphone pour prendre les appels. La gestion de la présence n’est pas au point (vous risquez de ne pas recevoir d’appel après une réunion par exemple), et les dysfonctionnements restent nombreux.

Pour autant, Teams marque un vrai progrès dans le travail collaboratif. Assez rapidement, on se prend au jeu et on s’approprie ce nouvel outil. Avec les fonctions de partage avancées de SharePoint, la gestion documentaire s’en trouve facilitée, si bien que vous mettez facilement à disposition de l’extérieur ce que vos équipes produisent en interne. Sans que rien ne sorte vraiment de chez vous. Evidemment, tout cela ne prend du sens qu’avec une vraie démonstration, que je vous invite à réclamer. En présentiel ou en visioconférence, évidemment.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud