En matière de télétravail, il y a les patrons réticents, ou encore ceux qui hésitent. Et enfin, ceux qui aimeraient bien mais ne savent pas comment procéder. Laissons les premiers à leur maturation, cela viendra tôt ou tard. Ou pas. Mais pour les intrépides qui souhaitent se lancer, plusieurs approches sont possibles. Dans le Cloud évidemment. Aidons-les à y voir plus clair.
Commençons par une définition simple, voire simpliste, du télétravail : cela consiste tout simplement à exécuter ses tâches dans des locaux autres que ceux de l’entreprise. On pense évidemment au travail depuis la maison, mais pas seulement. Les espaces de coworking se multiplient, qui permettent aux salariés de disposer de bureaux dans des lieux plus proches de leur domicile. Dans tous les cas, les contraintes pour réaliser l’ensemble des ses tâches sont les mêmes. Il faut que le métier s’y prête, et que les outils soient disponibles.
Le télétravail, pour qui et comment ?
Tout d’abord, une pointe de réalisme : le télétravail ne s’applique – essentiellement – qu’au tertiaire. Difficile de demander à un tourneur d’emmener sa machine à la maison… Les emplois de service, dont les supports de travail sont de plus en plus dématérialisés, sont les candidats idéaux au travail à distance. D’ailleurs, il est de plus en plus rare de voir des employés venir avec un cartable ou un sac pour transporter des liasses de papier. Le laptop a pris la place du porte-documents.
Pour ces catégories d’employés, télétravailler nécessite de retrouver dans les locaux distants les mêmes ressources qu’au bureau. Ce qu’on appellera leur environnement de travail. Dans les grandes lignes, ils ont besoin d’un poste de travail , c’est-à-dire le bureau d’un ordinateur et ses icônes, qu’il soit physique ou virtuel. Ensuite, ils requièrent l’accès aux fichiers de l’entreprise, et aux applications du quotidien. A commencer par la sempiternelle et incoutournable suite Office (j’admets, il existe des alternatives, les puristes ne m’en voudront pas). Mais aussi les applications dites « métier », et les applications support : comptabilité, ressources humaines. Pour que le panorama soit complet, ajoutons les outils de communication (email, téléphonie, audio-conférence et visio-conférence).
Vos données, partout
Pour fournir tout cela au télétravailleur motivé, il est possible de procéder de deux façons radicalement opposées. En résumé, soit les données suivent l’utilisateur sur tous ses appareils, soit c’est un environnement de travail unique qui devient accessible depuis n’importe où
Concrètement, le 1er cas consiste à répliquer les données de travail sur les différents appareils qui seront exploités par l’employé. Le poste personnel à la maison, le laptop pour aller travailler en espace de coworking, et le poste fixe du bureau. Sur tous ces appareils, les applications locales doivent être installées, mises à jour et maintenues. En premier chef : Office. Heureusement, cela ne pose pas de souci de licence, puisqu’Office365 permet 5 installation concurrentes sur des postes fixes, et 5 autres sur des tablettes, pour le même prix. Un outil de synchronisation des données professionnel – OneDrive ou Workdocs pour ne pas les citer – se chargera de maintenir les données à jour entre les appareils. Et une solution de collaboration comme Sharepoint facilitera le partage de documents en ligne et le travail collaboratif.
Plutôt que de laisser les données venir à vous, laisser vos employés aller aux données. Partout.
Mais si cette solution peut paraître avantageuse, elle pose toutefois un souci de sécurité : le périmètre des données de travail n’est pas étanche, et vos données sont répliquées sur des postes que vous ne maîtrisez pas… heureusement, il existe des systèmes de garde-fou, qui restreignent les possibilités de copie, mais limitent en même temps les fontionnalités.
Votre réseau, fermé
Reste alors la possibilité de prendre un chemin complètement opposé : plutôt que de laisser les données venir à eux, laissez vos employés aller aux données. Partout. Pour cela, vous mettez en place des environnements de travail dématérialisés, sous la forme d’un poste virtuel ou d’un bureau virtuel. Résultat, les données restent circonscrites au réseau de l’entreprise, et la seule chose qui voyage entre ce réseau et l’utilisateur, c’est l’affichage du bureau. Les applications sont installées une seule fois, la maintenance se limite à l’environnement virtuel de l’utilisateur. Qui peut même exploiter son propre matériel, puisque la porosité entre le réseau d’entreprise et son PC est nulle. De quoi éviter les fuites de données, telle que celle découverte récemment à Heathrow. Avec la contrainte non-négligeable toutefois de toujours avoir une connexion Internet à disposition.
Résultat des courses ? Vous avez le choix des armes pour mettre en place sereinement le télétravail dans votre PME. Dans les deux cas, ça se passera dans le Cloud, vous nous connaissez. Mieux que ça : vous pouvez tout à fait mixer les deux approches. Laisser les collaborateurs accéder à un environnement virtuel, mais profiter aussi d’une synchronisation partielle des données pour les rares cas où la connexion Internet ne sera pas disponible. C’est exactement le type de solution que nous préconisons chez Steel Blue. Mieux : nous l’utilisons au quotidien. Et si vous souhaitez voir à quoi ça ressemble, pas de souci, entrez votre adresse email ci-dessous laissez-vous aller à un clic. Nous nous ferons un plaisir de vous présenter ces technologies qui facilitent le travail. Et pour les plus courageux, nous pourrons même mettre un environnement de travail virtuel à disposition, gratuitement. De quoi faciliter votre premier pas vers le télétravail.
Steel Blue : all inclusive, all right !
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