Microsoft 365 : changement en vue pour les PME de Genève

Si les tarifs de Microsoft 365 ont été largement revus à la hausse au 1er juillet 2026, ça n’est pas le sujet ici. Une modification technique, plus profonde, s’opère depuis la même date. Qui impactera largement les PME de Genève qui ont pris pied dans l’environnement Microsoft 365. Et qui utilisent intensivement les partages de fichiers. Décryptage d’un changement pas si anodin que cela.

Certes, Microsoft a communiqué de manière abondante sur l’augmentation de ses tarifs à l’entame de l’été. Avec des modifications des prix allant jusqu’à plus de 30%, on n’en attendait pas moins. En parallèle, le géant de Redmond publie toutes les semaines les modifications fonctionnelles affectant ses produits, dont la suite Microsoft 365.

Dans ce maelstrom d’annonces hebdomadaires, il faut être capable de faire le tri. Et de dénicher celle qui va vraiment impacter les entreprises utilisatrices. Après plusieurs mois d’annonces progressives concernant ses services en ligne OneDrive et SharePoint qui laissaient présager ce qui allait arriver, une note en date du 22 juin a officialisé l’information : Microsoft change radicalement la façon de partager les fichiers.

Microsoft partage son nouveau mode de partage

En quoi cela consiste-t-il ? Jusqu’à maintenant, Microsoft proposait 4 types de partages :

  • Public : un lien permet d’accéder à un fichier ou un dossier complet, peu importe qui clique dessus (il n’y a pas de vérification)
  • Interne : un lien permet à une personne de l’organisation qui n’a pas les droits sur un fichier ou une arborescence d’y accéder (il s’agit d’une exception aux permissions en place)
  • Autorisé : un lien permet de pointer sur un fichier ou un dossier pour un utilisateur qui dispose des droits dessus (il s’agit en fait d’un pointeur en ligne sur quelque chose déjà accessible)
  • Personnes sélectionnées : seules les personnes dont l’email est renseigné peuvent accéder au fichier ou au dossier (la vérification passe par l’envoi d’un code à usage unique sur l’adresse en question)

C’est ce dernier type de partage que Microsoft remet en question. Si le partage public est contestable pour des raisons évidentes de sécurité, il ne requiert aucune authentification. Les deux partages intermédiaires s’adressent à des utilisateurs internes. Le dernier, quant à lui, s’adresse à des utilisateurs externes, qu’ils soient aussi sur Microsoft 365 ou pas.

C’est la méthode d’authentification qui interroge ici. Les utilisateurs internes s’authentifient forcément dans Microsoft 365. En fonction de la configuration choisie, cette authentification peut être renforcée à grands coups de MFA avec un 2nd facteur. Mais dans le cas de personnes externes, un simple code envoyé par email est suffisant. Ce qui constitue une faiblesse remarquable.

Un bénéfice pour la sécurité

Microsoft a donc sifflé la fin de la partie. Et ça n’est définitivement pas une mauvaise nouvelle. Dans les faits, les utilisateurs externes choisis individuellement dans le dernier type de partage devront disposer d’un compte invité dans l’environnement Microsoft 365 qui partage les données. Dans les faits, il n’y a rien à faire : le compte est créé dès lors que le partage est effectué.

Pour quels avantages ? Comme il s’agit désormais d’un compte interne invité, les règles de gouvernance de l’authentification de votre environnement Microsoft 365 s’appliquent. En particulier, si l’accès conditionnel est activé – c’est le cas pour tous nos clients par défaut, les règles vont aussi s’appliquer pour ces comptes invités. Et notamment, cela permet d’imposer le MFA à la connexion. On passe donc du tout au tout : de l’accès par un code envoyé par email à une authentification renforcée.

Si le compte invité correspond à un compte Microsoft 365 dans un autre environnement, alors l’authentification passera par le même mot passe, c’est assez pratique. Mais si le compte n’existe pas chez Microsoft, un mot de passe spécifique sera affecté au compte invité. Cette remise en cause est, in fine, un véritable progrès.

Un cauchemar pour les PME de Genève sous Microsoft 365

Alors, me direz-vous, pourquoi les PME de Genève devraient-elles s’inquiéter de ces changements ? Parce Microsoft, du haut de sa position dominante, oublie souvent de penser à ses clients. Et de leur laisser le temps de se préparer à ces modifications – ou de les aider à les intégrer, c’est au choix. Car l’impact pourrait s’avérer assez phénoménal :

  • Les liens créés jusqu’à maintenant avec le code à usage unique ne fonctionneront plus
  • Il faudra recréer chacun de ces liens afin de générer une invitation aux adresses sélectionnées (et surtout créer le compte invité correspondant)
  • Le délai est ultra-court, car les modifications sont faites progressivement par Microsoft entre juillet et août (inutile de demander si votre environnement a été touché et quand, cette information n’est pas fournie…)

Microsoft ne fournit aucun outil qui aurait pu inventorier ces partages et proposer de les recréer tout en extrayant un fichier Excel avec les adresses affectées afin d’envoyer un email. En l’écrivant, cela paraît tellement simple et évident… Mais non, rien de tout cela.

Le plus amusant est à venir. Les partages externes sont évidemment le meilleur moyen de conserver le contrôle sur sa base documentaire, et en cela ils sont plus que recommandables. Plutôt que d’envoyer des emails avec des attachements, les fichiers ne quittent pas le lieu où ils sont le mieux protégés. Et ce sont les utilisateurs qui viennent les chercher.

Les partages doivent rester la norme

Nous les plébiscitons donc, notamment parce qu’ils permettent de garantir par exemple une conformité avec la nLPD ou le RGPD. Et d’ailleurs, le mode de partage par défaut est celui que Microsoft vient de modifier. Et donc celui le plus utilisé par les clients. Où comment faire d’une pratique vertueuse un caillou dans la chaussure dont Microsoft n’aide personne à se débarrasser.

Après avoir incité largement ses clients à utiliser les partages, l’éditeur leur passe la corde au cou en les forçant à modifier des centaines ou des milliers de liens. Ou en créant des comptes invités par centaines. En pleine période estivale.

Vous savez donc désormais à quoi vous attendre. Et comment prendre les devants. Concrètement, voici un plan d’action rapide – mais pas forcément simple – pour vous tirer de ce mauvais pas :

  • Extraire la liste des liens OneDrive utilisateur par utilisateur : depuis https://onedrive.microsoft.com, menu Partagé, puis onglet Par vous
  • Extraire la liste des liens SharePoint site par site : Paramètres, Utilisation des sites, Partagés avec des utilisateurs, Exécuter le rapport

Dans le cas de SharePoint, le fichier est à géométrie variable, c’est-à-dire que le nombre de lignes par partage peut varier en fonction du nombre d’utilisateurs, et donc il est difficilement exploitable par un outil. Vous devrez donc procéder manuellement. Ou demander à l’IA si elle s’en sort mieux que vous. A vous de jouer ! Vous avez deux mois…

Comment choisir sa société informatique à Genève ?

200. C’est le nombre de prestataires informatiques actifs dans le canton du bout du lac. Pour la PME lambda qui souhaite confier la gestion de son IT à une société informatique de Genève, le choix peut s’avérer cornélien. Car entre richesse de l’offre, jargon technique et difficultés à définir son cahier des charges, trouver la perle rare relève de la mission impossible. A moins d’avoir quelques pistes de réflexion.

Vous pensiez pouvoir vous passer rapidement de votre informaticien avec quelques licences d’IA bien senties ? Malheureusement, à l’heure d’appuyer sur le bouton « OK », l’appel à un expert reste encore la norme. Oui, mais lequel ? Si vous êtes une petite entreprise sur Genève, quelques recherches sur Google finiront par vous perdre devant la pléthore de fournisseurs… ou vous décourager, c’est au choix.

C’est peut-être là que l’IA pourra vous aider le mieux. Mais attention, comme pour toute utilisation de ces outils, définir le contexte, et donc vos besoins, peut s’avérer crucial. Nous vous suggérons donc fortement de commencer par la base : votre cahier des charges. Et de lister vos critères. Car une réponse de l’IA sur une interrogation trop vague ou trop large finira immanquablement par orienter votre perception.

Par où commencer alors ? Comme dans toute PME, votre activité informatique se résume souvent à des travaux de bureautique – édition de fichiers, consultation et rédaction d’emails, à des travaux organisationnels et collaboratifs, et à l’utilisation de quelques outils métiers. Des choses somme toute assez standards. Les critères de sélection peuvent être donc réduits à quelques besoins finalement peu techniques :

  • Le niveau de service, de qualité et de réactivité du fournisseur
  • Le domaine de compétences et l’expertise, le périmètre d’action
  • Les références de clients similaires
  • Le coût des prestations, évidemment

Tordons le cou aux coûts

Sur ce dernier point, il sera très difficile, en phase de recherche, de comparer. Car à part quelques fournisseurs dont les prix sont publics, la variable budget ne sera adressée qu’au moment de recevoir les offres. Et vous aurez déjà procédé à un tri sévère avant cela. Par ailleurs, le coût seul ne peut intervenir comme critère de choix, même si toute PME a ses contraintes : il ne doit s’agir que d’une variable de plus, pondérée ou pas, dans votre sélection.

Et de toute façon, vous aurez toutes les peines du monde à comparer pied à pied deux offres, tant le périmètre des prestations peut varier. Le plus simple consistera plutôt à vous appuyer sur des cas d’usage courants que vous rencontrez au quotidien. En voici quelques exemples, pour lesquels vous devrez demander si le service proposé les couvre, dans quelles conditions et à quel coût :

  • Je ne peux pas imprimer
  • Mon PC ne démarre pas
  • Mon application métier est inaccessible
  • Je n’ai plus accès à Internet
  • Mes emails n’arrivent plus dans ma boîte
  • J’ai perdu mon mot de passe
  • Je n’arrive pas à ouvrir un fichier
  • Je rencontre des problèmes de synchronisation de fichiers

En fixant ces critères simples, vous définissez le champ d’action du fournisseur face à vos attentes. Vous pourriez tout aussi bien résumer cela, par exemple, sous le vocable « gestion informatique », mais le terme est tellement vague qu’il n’aboutira qu’à une recherche qui le sera tout autant.

Critères de choix d’une société informatique à Genève

Dans un deuxième temps, après avoir défini le « quoi », posez-vous la question du « comment » : de quelle façon souhaitez-vous que votre prestataire interagisse avec vous. Cette phase vous permet de vous projeter dans la relation avec le fournisseur :

  • Maintenance anticipée ou support réactif seulement
  • Service tout inclus sans limite de temps ou décompte sur carnet d’heures
  • Intégration des mises en service (utilisateur, appareil) ou passage en mode projet
  • Flexibilité des prestations d’un mois sur l’autre ou engagement minimal dans le temps
  • Mise à disposition d’un interlocuteur unique ou gestion par une équipe de manière uniforme

Cette phase peut être légitimement étendue avec des questions plus qualitatives, qui vont concerner tout autant le niveau des livrables du fournisseur que la sécurité de ses prestations. Ici, il se peut que vous tombiez dans des critères un peu plus émotionnels, propres à ce que vous avez vécu avec d’autres sociétés informatiques de Genève dans le passé. Il ne faut évidemment pas les éluder, mais il convient de les formaliser correctement :

  • Mise à disposition et maintien à jour d’une documentation technique
  • Organisation formelle des entrées et sorties des collaborateurs
  • Temps de réaction à l’ouverture d’une demande de support
  • Couverture horaire du support technique
  • Capacités de reprise sur incident ou après une perte de données
  • Certifications de cybersécurité
  • Mise sur pied d’un plan de continuité informatique

Et si on parlait argent… finalement ?

A ce stade, je vous voir venir… Et le budget dans tout ça ? J’y viens. L’enveloppe budgétaire prendra une importance prépondérante dans votre choix, on n’en doute pas. Vous devrez différencier les frais de mise en service – toute reprise par un prestataire implique une migration et une mise sous gestion, et les frais récurrents.

Ces frais récurrents intègrent les opérations quotidiennes de maintien en conditions opérationnelles et d’assistance aux utilisateurs :

  • Mises à jour des composants du système d’information (postes, serveurs, équipements réseau)
  • Maintenance
  • Modification des configurations
  • Support aux utilisateurs
  • Documentation
  • Supervision des infrastructures
  • Analyse des logs
  • Traitement des alarmes
  • Reporting

Aucun de ces éléments ne doit être ignoré dans votre processus de choix. Le contrôle de votre budget en dépendra. Mais il n’est pas nécessaire qu’ils soient tous intégrés dans vos frais récurrents. Dans ce cas, des frais uniques vous seront facturés et les candidats-prestataires devront indiquer les coûts unitaires pour chaque opération : mise en service d’un poste, installation d’un serveur, etc.

Les modalités de facturation récurrente devront être précisées à ce stade. Deux grandes familles d’opposent ici :

Plus que le montant final ou le budget sur 12 mois, c’est plutôt la façon dont vous allez le dépenser et le maîtriser qui importe ici. Un forfait vous coûtera plus cher qu’un carnet d’heure inutilisé. Mais évidemment il vous mettre à l’abri de tout débordement. Pour un comparatif équitable, vous pourrez vous baser sur les temps consommés sur vos carnets d’heures ces dernières années, et faire une projection sur 3 ans, incluant frais de mise en service et récurrents.

Nous sommes d’accord, cela fait beaucoup d’information. Mais cela sera évidemment plus précis que de demander « la même chose mais moins cher ». Une fois que vous aurez compilé ces données, vous pourrez alors les soumettre à un moteur d’IA qui se régalera d’une mise en contexte aussi précise. Et pourquoi pas, lui demander de comparer ensuite les offres que vous aurez reçu. Votre effort initial, là encore, assurera un résultat de qualité.