Comment choisir sa société informatique à Genève ?
200. C’est le nombre de prestataires informatiques actifs dans le canton du bout du lac. Pour la PME lambda qui souhaite confier la gestion de son IT à une société informatique de Genève, le choix peut s’avérer cornélien. Car entre richesse de l’offre, jargon technique et difficultés à définir son cahier des charges, trouver la perle rare relève de la mission impossible. A moins d’avoir quelques pistes de réflexion.
Vous pensiez pouvoir vous passer rapidement de votre informaticien avec quelques licences d’IA bien senties ? Malheureusement, à l’heure d’appuyer sur le bouton « OK », l’appel à un expert reste encore la norme. Oui, mais lequel ? Si vous êtes une petite entreprise sur Genève, quelques recherches sur Google finiront par vous perdre devant la pléthore de fournisseurs… ou vous décourager, c’est au choix.
C’est peut-être là que l’IA pourra vous aider le mieux. Mais attention, comme pour toute utilisation de ces outils, définir le contexte, et donc vos besoins, peut s’avérer crucial. Nous vous suggérons donc fortement de commencer par la base : votre cahier des charges. Et de lister vos critères. Car une réponse de l’IA sur une interrogation trop vague ou trop large finira immanquablement par orienter votre perception.
Par où commencer alors ? Comme dans toute PME, votre activité informatique se résume souvent à des travaux de bureautique – édition de fichiers, consultation et rédaction d’emails, à des travaux organisationnels et collaboratifs, et à l’utilisation de quelques outils métiers. Des choses somme toute assez standards. Les critères de sélection peuvent être donc réduits à quelques besoins finalement peu techniques :
- Le niveau de service, de qualité et de réactivité du fournisseur
- Le domaine de compétences et l’expertise, le périmètre d’action
- Les références de clients similaires
- Le coût des prestations, évidemment
Tordons le cou aux coûts
Sur ce dernier point, il sera très difficile, en phase de recherche, de comparer. Car à part quelques fournisseurs dont les prix sont publics, la variable budget ne sera adressée qu’au moment de recevoir les offres. Et vous aurez déjà procédé à un tri sévère avant cela. Par ailleurs, le coût seul ne peut intervenir comme critère de choix, même si toute PME a ses contraintes : il ne doit s’agir que d’une variable de plus, pondérée ou pas, dans votre sélection.
Et de toute façon, vous aurez toutes les peines du monde à comparer pied à pied deux offres, tant le périmètre des prestations peut varier. Le plus simple consistera plutôt à vous appuyer sur des cas d’usage courants que vous rencontrez au quotidien. En voici quelques exemples, pour lesquels vous devrez demander si le service proposé les couvre, dans quelles conditions et à quel coût :
- Je ne peux pas imprimer
- Mon PC ne démarre pas
- Mon application métier est inaccessible
- Je n’ai plus accès à Internet
- Mes emails n’arrivent plus dans ma boîte
- J’ai perdu mon mot de passe
- Je n’arrive pas à ouvrir un fichier
- Je rencontre des problèmes de synchronisation de fichiers
En fixant ces critères simples, vous définissez le champ d’action du fournisseur face à vos attentes. Vous pourriez tout aussi bien résumer cela, par exemple, sous le vocable « gestion informatique », mais le terme est tellement vague qu’il n’aboutira qu’à une recherche qui le sera tout autant.
Critères de choix d’une société informatique à Genève
Dans un deuxième temps, après avoir défini le « quoi », posez-vous la question du « comment » : de quelle façon souhaitez-vous que votre prestataire interagisse avec vous. Cette phase vous permet de vous projeter dans la relation avec le fournisseur :
- Maintenance anticipée ou support réactif seulement
- Service tout inclus sans limite de temps ou décompte sur carnet d’heures
- Intégration des mises en service (utilisateur, appareil) ou passage en mode projet
- Flexibilité des prestations d’un mois sur l’autre ou engagement minimal dans le temps
- Mise à disposition d’un interlocuteur unique ou gestion par une équipe de manière uniforme
Cette phase peut être légitimement étendue avec des questions plus qualitatives, qui vont concerner tout autant le niveau des livrables du fournisseur que la sécurité de ses prestations. Ici, il se peut que vous tombiez dans des critères un peu plus émotionnels, propres à ce que vous avez vécu avec d’autres sociétés informatiques de Genève dans le passé. Il ne faut évidemment pas les éluder, mais il convient de les formaliser correctement :
- Mise à disposition et maintien à jour d’une documentation technique
- Organisation formelle des entrées et sorties des collaborateurs
- Temps de réaction à l’ouverture d’une demande de support
- Couverture horaire du support technique
- Capacités de reprise sur incident ou après une perte de données
- Certifications de cybersécurité
- Mise sur pied d’un plan de continuité informatique
Et si on parlait argent… finalement ?
A ce stade, je vous voir venir… Et le budget dans tout ça ? J’y viens. L’enveloppe budgétaire prendra une importance prépondérante dans votre choix, on n’en doute pas. Vous devrez différencier les frais de mise en service – toute reprise par un prestataire implique une migration et une mise sous gestion, et les frais récurrents.
Ces frais récurrents intègrent les opérations quotidiennes de maintien en conditions opérationnelles et d’assistance aux utilisateurs :
- Mises à jour des composants du système d’information (postes, serveurs, équipements réseau)
- Maintenance
- Modification des configurations
- Support aux utilisateurs
- Documentation
- Supervision des infrastructures
- Analyse des logs
- Traitement des alarmes
- Reporting
Aucun de ces éléments ne doit être ignoré dans votre processus de choix. Le contrôle de votre budget en dépendra. Mais il n’est pas nécessaire qu’ils soient tous intégrés dans vos frais récurrents. Dans ce cas, des frais uniques vous seront facturés et les candidats-prestataires devront indiquer les coûts unitaires pour chaque opération : mise en service d’un poste, installation d’un serveur, etc.
Les modalités de facturation récurrente devront être précisées à ce stade. Deux grandes familles d’opposent ici :
- Le carnet d’heures
- Le forfait et les services managés professionnels
Plus que le montant final ou le budget sur 12 mois, c’est plutôt la façon dont vous allez le dépenser et le maîtriser qui importe ici. Un forfait vous coûtera plus cher qu’un carnet d’heure inutilisé. Mais évidemment il vous mettre à l’abri de tout débordement. Pour un comparatif équitable, vous pourrez vous baser sur les temps consommés sur vos carnets d’heures ces dernières années, et faire une projection sur 3 ans, incluant frais de mise en service et récurrents.
Nous sommes d’accord, cela fait beaucoup d’information. Mais cela sera évidemment plus précis que de demander « la même chose mais moins cher ». Une fois que vous aurez compilé ces données, vous pourrez alors les soumettre à un moteur d’IA qui se régalera d’une mise en contexte aussi précise. Et pourquoi pas, lui demander de comparer ensuite les offres que vous aurez reçu. Votre effort initial, là encore, assurera un résultat de qualité.
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