Microsoft 365 : changement en vue pour les PME de Genève
Si les tarifs de Microsoft 365 ont été largement revus à la hausse au 1er juillet 2026, ça n’est pas le sujet ici. Une modification technique, plus profonde, s’opère depuis la même date. Qui impactera largement les PME de Genève qui ont pris pied dans l’environnement Microsoft 365. Et qui utilisent intensivement les partages de fichiers. Décryptage d’un changement pas si anodin que cela.
Certes, Microsoft a communiqué de manière abondante sur l’augmentation de ses tarifs à l’entame de l’été. Avec des modifications des prix allant jusqu’à plus de 30%, on n’en attendait pas moins. En parallèle, le géant de Redmond publie toutes les semaines les modifications fonctionnelles affectant ses produits, dont la suite Microsoft 365.
Dans ce maelstrom d’annonces hebdomadaires, il faut être capable de faire le tri. Et de dénicher celle qui va vraiment impacter les entreprises utilisatrices. Après plusieurs mois d’annonces progressives concernant ses services en ligne OneDrive et SharePoint qui laissaient présager ce qui allait arriver, une note en date du 22 juin a officialisé l’information : Microsoft change radicalement la façon de partager les fichiers.
Microsoft partage son nouveau mode de partage
En quoi cela consiste-t-il ? Jusqu’à maintenant, Microsoft proposait 4 types de partages :
- Public : un lien permet d’accéder à un fichier ou un dossier complet, peu importe qui clique dessus (il n’y a pas de vérification)
- Interne : un lien permet à une personne de l’organisation qui n’a pas les droits sur un fichier ou une arborescence d’y accéder (il s’agit d’une exception aux permissions en place)
- Autorisé : un lien permet de pointer sur un fichier ou un dossier pour un utilisateur qui dispose des droits dessus (il s’agit en fait d’un pointeur en ligne sur quelque chose déjà accessible)
- Personnes sélectionnées : seules les personnes dont l’email est renseigné peuvent accéder au fichier ou au dossier (la vérification passe par l’envoi d’un code à usage unique sur l’adresse en question)
C’est ce dernier type de partage que Microsoft remet en question. Si le partage public est contestable pour des raisons évidentes de sécurité, il ne requiert aucune authentification. Les deux partages intermédiaires s’adressent à des utilisateurs internes. Le dernier, quant à lui, s’adresse à des utilisateurs externes, qu’ils soient aussi sur Microsoft 365 ou pas.
C’est la méthode d’authentification qui interroge ici. Les utilisateurs internes s’authentifient forcément dans Microsoft 365. En fonction de la configuration choisie, cette authentification peut être renforcée à grands coups de MFA avec un 2nd facteur. Mais dans le cas de personnes externes, un simple code envoyé par email est suffisant. Ce qui constitue une faiblesse remarquable.
Un bénéfice pour la sécurité
Microsoft a donc sifflé la fin de la partie. Et ça n’est définitivement pas une mauvaise nouvelle. Dans les faits, les utilisateurs externes choisis individuellement dans le dernier type de partage devront disposer d’un compte invité dans l’environnement Microsoft 365 qui partage les données. Dans les faits, il n’y a rien à faire : le compte est créé dès lors que le partage est effectué.
Pour quels avantages ? Comme il s’agit désormais d’un compte interne invité, les règles de gouvernance de l’authentification de votre environnement Microsoft 365 s’appliquent. En particulier, si l’accès conditionnel est activé – c’est le cas pour tous nos clients par défaut, les règles vont aussi s’appliquer pour ces comptes invités. Et notamment, cela permet d’imposer le MFA à la connexion. On passe donc du tout au tout : de l’accès par un code envoyé par email à une authentification renforcée.
Si le compte invité correspond à un compte Microsoft 365 dans un autre environnement, alors l’authentification passera par le même mot passe, c’est assez pratique. Mais si le compte n’existe pas chez Microsoft, un mot de passe spécifique sera affecté au compte invité. Cette remise en cause est, in fine, un véritable progrès.
Un cauchemar pour les PME de Genève sous Microsoft 365
Alors, me direz-vous, pourquoi les PME de Genève devraient-elles s’inquiéter de ces changements ? Parce Microsoft, du haut de sa position dominante, oublie souvent de penser à ses clients. Et de leur laisser le temps de se préparer à ces modifications – ou de les aider à les intégrer, c’est au choix. Car l’impact pourrait s’avérer assez phénoménal :
- Les liens créés jusqu’à maintenant avec le code à usage unique ne fonctionneront plus
- Il faudra recréer chacun de ces liens afin de générer une invitation aux adresses sélectionnées (et surtout créer le compte invité correspondant)
- Le délai est ultra-court, car les modifications sont faites progressivement par Microsoft entre juillet et août (inutile de demander si votre environnement a été touché et quand, cette information n’est pas fournie…)
Microsoft ne fournit aucun outil qui aurait pu inventorier ces partages et proposer de les recréer tout en extrayant un fichier Excel avec les adresses affectées afin d’envoyer un email. En l’écrivant, cela paraît tellement simple et évident… Mais non, rien de tout cela.
Le plus amusant est à venir. Les partages externes sont évidemment le meilleur moyen de conserver le contrôle sur sa base documentaire, et en cela ils sont plus que recommandables. Plutôt que d’envoyer des emails avec des attachements, les fichiers ne quittent pas le lieu où ils sont le mieux protégés. Et ce sont les utilisateurs qui viennent les chercher.
Les partages doivent rester la norme
Nous les plébiscitons donc, notamment parce qu’ils permettent de garantir par exemple une conformité avec la nLPD ou le RGPD. Et d’ailleurs, le mode de partage par défaut est celui que Microsoft vient de modifier. Et donc celui le plus utilisé par les clients. Où comment faire d’une pratique vertueuse un caillou dans la chaussure dont Microsoft n’aide personne à se débarrasser.
Après avoir incité largement ses clients à utiliser les partages, l’éditeur leur passe la corde au cou en les forçant à modifier des centaines ou des milliers de liens. Ou en créant des comptes invités par centaines. En pleine période estivale.
Vous savez donc désormais à quoi vous attendre. Et comment prendre les devants. Concrètement, voici un plan d’action rapide – mais pas forcément simple – pour vous tirer de ce mauvais pas :
- Extraire la liste des liens OneDrive utilisateur par utilisateur : depuis https://onedrive.microsoft.com, menu Partagé, puis onglet Par vous
- Extraire la liste des liens SharePoint site par site : Paramètres, Utilisation des sites, Partagés avec des utilisateurs, Exécuter le rapport
Dans le cas de SharePoint, le fichier est à géométrie variable, c’est-à-dire que le nombre de lignes par partage peut varier en fonction du nombre d’utilisateurs, et donc il est difficilement exploitable par un outil. Vous devrez donc procéder manuellement. Ou demander à l’IA si elle s’en sort mieux que vous. A vous de jouer ! Vous avez deux mois…
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