Le monde ne bruisse que de ces termes : intelligence artificielle. Si les IA génératives apportent un gain substantiel pour la création de contenu, la réalité en entreprise est plus mesurée. Car au-delà des promesses, l’expérience du quotidien peut parfois décevoir. Voici donc un retour d’expérience après près de 12 mois à utiliser les outils stars du marché, ChatGPT et Copilot, sous l’angle des PME.

Si l’IA générative a été adoptée à vitesse accélérée par le grand public, elle perce aussi dans le monde de l’entreprise. A tel point que 77% des employés affirment l’utiliser dans un contexte professionnel en Suisse (source KPMG). Avec des gains de productivité pour une majorité d’entre elles. Mais évidemment, le but n’est majoritairement pas pour ces PME de créer des images ou des vidéos.

En entreprise, les IA son plutôt utiles à :

• Résumer du contenu (emails, fichiers, réunions)
• Produire du contenu (offres, présentations)
• Traduire et mettre en forme du contenu
• Analyser des données

Coûts bas ou coups bas ?

Pour arriver à ces fins, encore faut-il que l’IA puisse accéder à vos données professionnelles. Ce qui implique de les connecter à votre compte d’entreprise, et lui donner les permissions qui vont bien. Il ne s’agit en effet pas de simples requêtes génératives comme vous le feriez sur le Web, mais bel et bien de s’appuyer sur le contenu disponible dans votre PME. Ce qui requiert de passer à la caisse.

Nos tests ont été menés avec Copilot et ChatGPT, sur la base de licences payantes :

• Copilot : 204.- CHF /an /utilisateur
• ChatGPT : 240.- CHF /an /utilisateur

Une fois les licences acquises, Copilot accède directement à vos données Microsoft 365. Il faudra en revanche lier ChatGPT à cotre compte Microsoft au travers de connecteurs (calendrier, emails, SharePoint). Ceci peut être fait individuellement, ou par l’administrateur de l’entreprise pour tous les comptes.

Premiers pas

Si Microsoft a bien pris soin de déployer Copilot dans la plupart de ses produits (Office, Windows), la version capable de travailler sur tous vos contenus passe par un navigateur. Et un onglet « Travail » qui vous amène au bon endroit. A ce stade, Copilot et ChatGPT se valent et fournissent la même ergonomie. Avec un petit avantage à Copilot qui peut être invoqué avec la combinaison de touches Windows + C depuis Windows. A noter : les Copilot intégrés aux outils Microsoft disposent des fonctions étendues provenant de la licence payante.

Dès lors, il est possible de poser des questions aux moteurs, ce que l’on appelle des « prompts » :

• Résumé des emails reçus ou présents dans une boîte email
• Analyse de documents sur la simple mention de leur nom ou par indication de leur titre
• Rédaction de brouillons de courriel (soit vierges, soit en réponse à des emails reçus)

Ces fonctions sont pratiques au premier abord. Mais évidemment, en ayant vu une IA générative à l’œuvre, il n’y a pas de quoi s’extasier, compte tenu du fait que les informations sont disponibles dans le cadre de l’entreprise. Et la praticité s’évanouit rapidement devant les retouches nécessaires et les allers-retours pour aboutir au résultat souhaité. Notamment lors de la rédaction d’un email avec le ton et le vocabulaire escompté.

Si ces fonctions ne sont pas transcendantes, elles sont l’avantage avec Copilot d’être intégrées dans les outils du quotidien, ce qui facilite leur accès (et leur adoption).

On pousse le bouchon un peu plus loin.

En définitive, ce sont dans le champ des tâches complexes et/ou chronophages que les IA d’entreprise sont les plus performantes. Notamment dans les domaines techniques, lorsque chercher l’information sur Internet peut s’avérer fastidieux. Copilot et ChatGPT ont cette capacité à passer en revue une somme d’information importante, et proposer des solutions pertinentes.

Attention toutefois, l’un comme l’autre ne sont pas parfaits :

• Ils se trompent parfois (et encore beaucoup)
• Passé la première proposition, et pour peu qu’on leur oppose un échec ou une objection, la litanie des solutions suivantes peut vite tourner en rond
• Les réponses peuvent manquer de structure ou s’avérer trop complètes, à tel point qu’on se perd dans les détails

Chose intéressante : ces fonctions restent de l’IA générative, basée sur le Web, et ne tirent pas forcément profit de l’accès à vos données d’entreprise. Même si l’utilisation d’une version payante permet d’accéder à des modèles de données bien plus larges que ceux des versions gratuites.

Une génération de contenu qui dégénère

Côté travail bureautique, on se réjouit donc que ces outils puissent s’appuyer sur les fichiers existants pour en extraire d’autres contenus. Mais là encore, la déception peut poindre rapidement :

• Dans Excel, Copilot ne saura pas créer un tableau dynamique croisé sur la base de valeurs existantes, en l’ajoutant dans un nouvel onglet par exemple : il se contentera de vous donner les instructions
• Même la duplication d’une simple offre en modifiant le nom du client sera repoussée par Copilot, au prétexte qu’il ne peut pas créer de nouveau fichier dans l’environnement Microsoft 365
• Si vous demandez à ChatGPT ou Copilot de créer un document de synthèse sous PowerPoint à partir d’autres documents Office, en respectant votre charge graphique, il ne saura pas non plus le faire… même s’il vous le propose : il se contentera de mettre le nom de votre marque ou de votre société ; le plus gros du travail (i.e. la mise en page) restera à votre charge

La qualité du prompt peut évidemment influencer profondément la qualité du résultat. Mais même un lot d’instructions complet aboutit à un résultat assez moyen :

« Peux-tu préparer une présentation PowerPoint de quelques pages basée sur le template Steel Blue et résumant l’offre pour <référence du fichier d’offre Word>, en mettant en avant : les besoins du client, le principe des services proposée, la solution proposée basée sur les produits Steel Blue, les niveaux de service, les tarifs lot par lot. »

Ni l’une ni l’autre des stars de l’IA ne saura faire mieux que générer une présentation PowerPoint à l’aspect décourageant. Au moins ChatGPT a-t-il l’honnêteté d’indiquer la raison – technique – de ce semi-échec.

Finalement, une éclaircie

Alors, bons à jeter les outils génératifs pour PME ? Pas tout à fait, car il reste un domaine où ils excellent, et où ils ont toujours fait leur preuve : l’analyse textuelle ou de parole, la traduction, la synthèse.

Les modèles sur lesquels les IA sont basées – les fameux LLM, Large Language Models – existent depuis longtemps. Mais les développements récents, adossés à des capacités de calcul décuplées, ont permis de renforcer leur précision et leur efficacité.

A tel point que les outils que nous avons testés peuvent :

• Capturer la voix de plusieurs participants à une réunion, qu’elle soit en présentiel ou à distance, en les distinguant
• Transcrire l’entier des discussions, les analyser et les synthétiser
• En tirer un résumé et une liste d’actions / tâches, assignées aux bons interlocuteurs

Pour ceux d’entre vous qui passent leur temps en réunion – et qui connaissent l’effort que requiert la rédaction d’un PV – les IA génératives sont une bénédiction. Surtout avec un abonnement payant qui vous garantit que les données ne sortent pas de votre giron, et restent donc sous votre contrôle.

Et si on résumait (sans l’aide de l’IA) ?

 

L’avenir : l’IA « agentique »

On est donc encore loin de la panacée, celle qu’on nous a vendue ou celle qu’on a bien voulu croire. Au lieu d’une IA en mode réactif, on aimerait avoir une IA qui agit d’elle-même. Surtout dans le monde des PME, par exemple pour traiter les tâches de bas niveau liées à la bureautique :

• Trier automatiquement des emails
• Déclencher des processus de revue sur la production de certains documents
• Créer automatiquement des documents de synthèse à intervalles réguliers

Les agents sont déjà présents et disponibles dans les environnements d’intelligence artificielle payants des géants de la tech. Reste à les implémenter – et si possible sans devoir écrire de code – et à leur faire confiance. Tout en remettant pas en cause la sécurité de l’entreprise, car on peut aisément imaginer les dégâts que pourrait engendrer un agent IA piraté ayant accès à vos données.

Mais cela sera l’objet d’un prochain article. Patience !

Conclusion : bien, mais peut mieux faire

Sans grande surprise, sorties d’un contexte d’amusement ou de génération de contenu divertissant, les IA génératives peinent encore à s’imposer dans le monde des PME. Notamment parce qu’elles pêchent le plus là où elles sont attendues : dans le domaine de la bureautique.

Les résultats obtenus avec Copilot et ChatGPT en version payante sont assez proches. Microsoft bénéficie de l’avantage de l’intégration native dans son écosystème. Si l’on obtient plus ou moins la même chose, c’est parce que ce dernier intègre depuis longtemps ChatGPT comme modèle LLM. On pourra être séduit par la nature des échanges de l’une ou l’autre des deux technologies : un peu plus familier pour ChatGPT, un peu plus professionnel pour Copilot.

Surtout, c’est dans l’interprétation du langage et l’analyse de la parole que les deux outils font un malheur. Et apportent des gains substantiels à ceux qui sont soumis à des fortes charges de réunion. Avec un avantage à Microsoft encore, qui peut utiliser son écosystème pour générer des tâches, dans Teams par exemple. Les forçats des séances font sans hésiter partie du public qui tirera le meilleur profit des IA d’entreprise. En attendant la généralisation des agents.