Télétravail dans votre PME

Comme bien des sociétés suisses romandes, vous avez largement augmenté l’usage du télétravail ces derniers mois. Si les premières semaines ont donné lieu à quelques improvisations, il est maintenant bien installé dans les habitudes des collaborateurs. Et pourtant, quelques points font encore parfois défaut. Inventaire de ces fondamentaux à respecter.

Le temps aidant, nous passons tous de plus en plus de temps à travailler sur des fichiers et des applications à distance, ou en visio-conférence. S’il a fallu nous habituer, contraints ou forcés, à de nouveaux outils, la transition s’est faite progressivement et finalement sans trop de heurts. Mais c’était en ignorant parfois quelques briques de base nécessaires à un travail confortable.

La connexion Internet, l’épine dorsale du télétravail

A commencer par la connexion Internet. Cela peut paraître trivial, car tout le monde en dispose. Mais ce sont les flux de données qu’elle doit supporter qui sont complètement modifiés par le télétravail. Jusqu’à maintenant, le transfert des données s’effectuait majoritairement dans le sens du téléchargement – c’est-à-dire depuis Internet vers votre domicile. Et rarement avec des contraintes de qualité fortes.

En effet, surfer sur Internet ou regarder une vidéo en streaming ne sont pas très contraignants. Dans le cas des pages Web, nous sommes habitués à attendre que le navigateur se remplisse, une fois le lien cliqué. Et dans le second cas, différentes technologies permettent de masquer une connexion peu stable, comme par exemple l’adaptation de la résolution aux conditions réseau, et la mise en mémoire tampon de quelques secondes de vidéo.

Mettre à niveau sa connexion, en passant idéalement sur la fibre, s’imposera naturellement

Oui, mais voilà : réaliser une conférence audio ou vidéo se rapproche de la diffusion en temps réel. Il est par conséquent impossible de mettre en cache une partie de la conversation, sous peine de souffrir d’un décalage rendant l’échange insupportable. De même, les connexions Internet résidentielles sont encore largement asymétriques, même si la fibre optique se démocratise. Ce qui signifie que le téléversement de données – depuis le foyer vers Internet – est encore bien plus faible que le téléchargement. Et constitue un goulet d’étranglement.

Quelles solutions adopter dans ce cas ? En premier lieu, ne pas hésiter à augmenter le débit de votre connexion, pour disposer de suffisamment de bande passante en téléversement. Et si possible, passer sur une fibre optique, car ces connexions sont de plus en plus systématiquement symétriques. Le must ? disposer d’un réseau résidentiel supportant la qualité de service, et assurer que les données prioritaires passent en premier, afin de réduire délai et latence. Et si possible, se connecter via un câble plutôt qu’en WiFi.

Le son et l’image. Mais surtout le son.

Autre écueil souvent constaté : la qualité sonore. Nos chers ordinateurs sont maintenant tous équipés d’un micro et de haut-parleurs. Si certaines machines haut de gamme s’en remettent à des spécialistes de l’audio – Bose ou Harman Kardon pour ne citer qu’eux – l’ordinateur lambda dispose d’équipements audio… lambda ! Avec à la clé des conditions de capture et de restitution du son médiocres.

Qui n’a en effet jamais eu à subir lors d’un appel vidéo les bruits d’objets qui choquent un bureau ou une table ? Ou le son qui n’est plus capté lorsque la personne n’est plus exactement en face de son écran ? La physique a ses limites, et malgré les avancées technologiques, le budget d’un ordinateur n’est pas compatible avec le coût des équipements les plus performants. Dans les faits, soit les micros sont suffisamment sensibles pour justement éviter les coupures de son, mais retransmettent absolument tout. Ou alors, ils sont très directifs, mais ne tolèrent pas les mouvements.

La réponse à cette situation ? Un bon (vieux) casque. Posé sur la tête, il en suit les mouvements, et le micro reste à distance et position fixes par rapport à la bouche. Une distance d’ailleurs relativement courte, ce qui permet d’en réduire la sensibilité et de filtrer les bruits ambiants. Alors oui, ça n’est pas forcément très esthétique ou confortable. Mais c’est le plus efficace, et vos interlocuteurs vous en sauront gré. Privilégiez donc un casque haut de gamme, filaire ou Bluetooth. Et bannissez les écouteurs de téléphone, trop éloignés et trop sensibles aux frottements.

Pour la vidéo, une Webcam suffira. Et bonne nouvelle : tout le monde en a une dans la poche.

Côté vidéo, tout le monde dispose d’un Webcam hautes performances. Absolument tout le monde. Elle se cache dans votre poche : il s’agit de la caméra frontale de votre smartphone. Le développement des mobiles et leur cycle de remplacement court vous garantissent de disposer d’un appareil toujours plus performant qu’une caméra additionnelle, ou que celle embarquée généralement dans les ordinateurs (pour les mêmes contraintes de coût que les équipements audio). Et elle est toujours à jour.

Le bon attelage, c’est donc un micro-casque sans fil performant connecté à votre smartphone, d’où vous captez son et vidéo. Les plus perspicaces feront remarquer qu’il n’est pas évident de suivre une séance sur un smartphone, notamment si des documents sont présentés à l’écran. C’est juste. Et c’est bien pour cela que les solutions de visio-conférence supportent de mieux en mieux l’accès simultané via plusieurs appareils. C’est notamment le cas de Microsoft Teams, qui a récemment fait des progrès remarquables en la matière.

Le dernier maillon (mais pas le plus faible)

Les outils, parlons-en. Et Teams notamment. Si Zoom a fait une percée spectaculaire ces derniers mois, elle était due d’une part à la gratuité, et d’autre part aux fonctions avancées qu’il fournissait. Ce qui a eu pour effet de booster la concurrence et de secouer un peu Microsoft. Le développement a été acharné depuis le début de l’année, et de nombreuses mises à jour ont permis à Microsoft de rattraper son retard. Citons pêlemêle : une bien meilleure gestion des connexions multi-appareils, les enregistrements dans le Cloud, l’augmentation du nombre de vidéos simultanées en mode mosaïque.

En quelques mois, Microsoft a comblé une partie de son retard. Tout en prenant de l’avance grâce à un écosystème complet.

Mais là ou Teams prend une longueur d’avance, c’est évidemment avec l’intégration du reste des outils Microsoft. Le stockage des dossiers et fichiers se fait désormais au travers de Teams pour le travail d’équipe. Et surtout, les outils tiers sont accessibles sans changer d’interface : vous pouvez ainsi ouvrir et modifier vos fichiers Word ou Excel directement depuis Teams. Et même remplacer depuis quelques mois votre central téléphonique, grâce au support des appels entrants.

Car le télétravail, ça n’est pas juste le travail à distance. Un outil comme Teams, s’il est le support idéal pour faire « la même chose mais de loin », est surtout un accélérateur de transformation des méthodes de travail. Là où Outlook était hier votre outil principal, demain ça sera Teams. Avec une bien meilleure intégration des différents médias : fichiers, conversations, conférences, appels, tâches, j’en passe. Microsoft ne cache d’ailleurs pas ses ambitions, qui visent à supprimer la messagerie des flux de travail des entreprises. Certaines s‘y sont d’ailleurs déjà mises, avec plus ou moins de succès.

La transition n’est en effet pas évidente, et pour forcer le mouvement, il est en général préférable d’adopter une stratégie big-bang, visant à passer du tout au tout. Et accepter pendant quelques temps que le bateau tangue un peu. Pour mieux repartir. Sans aller jusque-là, je vous invite à découvrir les fonctions avancées qui vous permettront de tirer avantage de vos outils de collaboration. Appuyés sur une connexion performante, et des périphériques qui le sont tout autant, on s’est compris.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud