Microsoft 365, vous en avez entendu parler. Vous y avez peut-être même déjà souscrit. Mais derrière ce renommage d’Office 365 se cache une offre complexe pour amateurs de poupées russes. A tel point que les clients PME de Microsoft ne savent pas eux-mêmes à quoi ils ont droit. Et si on tentait de vous expliquer les choses simplement ?

Née il y a une dizaine d’année, l’offre de Microsoft s’est fait initialement connaître sous le patronyme Office 365. A l’époque déjà, il s’agissait d’une combinaison de licences logicielles et de services en ligne. Et le géant de Redmond avait déjà décidé de faire une différence entre les entreprises – c’est-à-dire au-delà de 300 utilisateurs – et les PME. Avec à la clé des produits aux noms différents. Bref, une vraie jungle.

Mais comme elle n’était semble-t-il pas assez touffue, Microsoft a décidé en 2020 de renommer sa gamme de produits, d’ajouter encore plus de services, tout en conservant une différenciation selon le nombre d’utilisateurs. Quand on est le roi du Marketing, on ne se refait pas. Exit donc Office 365, et bienvenue Microsoft 365. Résultat : le client est perdu. Vous l’êtes aussi ? On vous explique de quoi il retourne.

Les composants de Microsoft 365 pour les PME

Tout d’abord, et pour faire simple, Microsoft 365 reste une combinaison de services en ligne (dans le Cloud) et de licences logicielles. Rien de nouveau sous le soleil donc. Vous pouvez souscrire à ces services indépendamment, ou choisir un paquet qui vous fera profiter de rabais. Cette souscription prend la forme d’un abonnement, mensuel ou annuel, et s’applique à chaque utilisateur individuel. Les abonnements sont donc nominatifs.

Côté licences, on parle évidemment de la suite Office, que vous pouvez installer sur 5 ordinateurs (PC ou Mac), 5 tablettes et 5 smartphones. Démystifions un peu les choses : ces deux dernières options sont des leurres, puisque la suite Office sur iOS/iPad et Android est… gratuite ! Et de toute façon, le réel besoin des utilisateurs se concentre sur l’utilisation sur ordinateur.

Microsoft a rendu la suite Office gratuite sur smartphone pour mieux contrer Google

La suite Office comprend les grands classiques incontournables que sont Word, Excel, Powerpoint, Outlook. Surtout, l’abonnement vous donne droit aux mises à jour en continu des logiciels (il y en a tous les mois), qui assurent une évolution constante des fonctionnalités et un maintien à niveau permanent de la sécurité.

Si l’abonnement mensuel aux licences logicielles était un changement majeur, c’est du côté des services que s’est jouée la vraie révolution. Microsoft est passé du statut d’éditeur de logiciels à celui de fournisseur de services et d’hébergeur. Et là où les PME devaient il y a 15 ans installer leur propre serveur de messagerie Exchange, avec ce que cela signifie en termes de coûts, elles peuvent maintenant, pour un abonnement modique et sans faire d’investissement, disposer d’un service fiable, digne des plus grandes entreprises.

Le virage Cloud de Microsoft passe par les services en ligne

La contrepartie évidemment consiste à accepter que vos données soient chez Microsoft. Mais depuis 2020, les services de l’éditeur sont hébergés en Suisse, et vos boîtes de messagerie comme vos fichiers ne quittent plus le sol helvète. Les grincheux argueront que Microsoft, comme tout fournisseur de services américain, est soumis au Patriot Act et au Cloud Act. Soyons sérieux : ces lois visent les activités terroristes pour l’une, et les crimes et délits pour l’autre.

Quatre services principaux constituent l’offre Cloud :

  • Exchange Online, la messagerie collaborative bien connue, qui permet, en plus de gérer les emails, de partager et synchroniser agendas, contacts, tâches, notes
  • SharePoint : il s’agit d’un outil collaboratif et de partage d’informations ; son usage se limite généralement à stocker et partager des documents en ligne, et remplacer votre serveur de fichiers ; mais il peut faire beaucoup plus : servir d’Intranet, ou encore traiter des flux de données (par exemple : un processus de validation de document)
  • OneDrive se limite à stocker les fichiers individuels des utilisateurs, c’est-à-dire ceux qui ne sont pas partagés ; attention : il s’agit toujours d’un espace de stockage d’entreprise, et donc les fichiers personnels sont exclus
  • Teams, dernière brique de l’offre de service, est le remplaçant de Skype for Business, la version professionnelle de Skype ; si ses fonctions de base restent la conférence en ligne, vidéo ou audio, le chat et le partage d’écran, il peut faire beaucoup plus, et devient une alternative crédible à la messagerie pour gérer les projets et l’activité des équipes

La granularité est très fine, puisqu’il est possible d’opter pour un seul de ces services, tous les services sous forme de paquet, les licences uniquement, ou un paquet combinant licences et services. Et chacune de ces combinaisons porte un nom préfixé par « Microsoft 365 ».

La gestion des appareils et de la sécurité en prime

Dernière touche au tableau : Microsoft a décidé d’associer licences et services avec une troisième option, consistant à gérer la sécurité et la configuration des appareils et des données. Particulièrement bien intégrée à Windows, cette variante ultime baptisée Microsoft 365 Business Premium fonctionne tout aussi bien avec les Mac, et les smartphones, qu’ils soient Apple ou Android. Et le résultat est bluffant, que ce soit pour configurer automatiquement depuis le Cloud des appareils neufs ou recyclés, ou mettre en place des paramètres de sécurité.

Résumons : Microsoft 365 vous permet de disposer de licences de la suite bureautique Office, de services Cloud pour gérer données et communications d’entreprise, et d’ajouter une couche de sécurité sur tous vos appareils. Comment cela s’organise-t-il ? Pour quel coût ? Le schéma ci-dessous vous l’explique en un clin d’œil.

Les plus perspicaces d’entre vous auront compris et remarqué qu’il est possible de souscrire uniquement aux services dans le Cloud. Mais alors, comment les exploiter si je ne dispose pas des licences logicielles ? En ligne évidemment ! Vous pouvez démarrer une visio-conférence Teams depuis un simple navigateur sans installer le moindre logiciel. Et utiliser Outlook Web pour retrouver emails et contacts.

Mieux : la suite Office est aussi disponible en ligne. Alors que cette solution était simplement épouvantable il y a quelques années, il s’agit maintenant d’une alternative confortable pour travailler 100% en ligne. Et pour ne rien gâcher, si vous ne souscrivez par exemple qu’à un stockage de fichiers Cloud avec OneDrive, tous les fichiers bureautiques Microsoft pourront être ouverts et modifiés depuis votre navigateur. Sans souscrire de licence logicielle Office.

A ce stade, vous savez désormais qu’un simple « je souhaite passer à Microsoft 365 » ne suffit pas. Car derrière cette affirmation peut se cacher une myriade de réalités et de besoins. Et de coûts. A ce stade toujours, vous avez probablement envie d’une démonstration pour mieux définir exactement vos besoins. Rien de plus simple, avec Teams justement, nous pouvons tout vous montrer à distance. Et vous aider à parler le Microsoft 365 (presque) couramment.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Selon une étude récente, la sécurité informatique sera l’une des deux priorités des PME en 2021. Sujet récurrent, et mal nécessaire, la protection des infrastructures IT est le parent pauvre des petites entreprises. Est-ce que cette année marquera un tournant en la matière ? Probablement, et voici pourquoi.

Si la sécurité informatique est mal aimée des PME, les derniers mois auront au moins permis de montrer leur défaut en la matière. Les hackers de tout poil ne s’y sont pas trompés, multipliant les attaques, vers les grands groupes, ou encore les institutions publiques comme les plus petites des entreprises. La mise en place – parfois anarchique – du télétravail ou de l’accès à distance aux réseaux des entreprises a ouvert quelques brèches, rapidement exploitées.

Alors oui, la sécurité est contraignante. Et oui, il est assez pratique de noter ses mots de passe sur un Post-It ou de mettre en place des outils de partage d’écran grand public pour retrouver son PC professionnel depuis la maison en quelques clics. Mais à quel prix ? Les conséquences peuvent être dramatiques. Les dernières statistiques montrent qu’une entreprise sur trois dans le monde à subi une attaque d’hameçonnage de mot de passe.

Il aura donc fallu une pandémie – rien que ça – pour donner un coup de projecteur sur les trous béants laissés par plusieurs années, voire décennies, de disette dans le domaine de la protection informatique. 2021 marquera donc un virage dans le bon sens, et pour trois bonnes raisons.

Parce que le télétravail a ouvert des failles

Lorsque la Confédération a décidé le semi-confinement du pays, elle a pris tout le monde au dépourvu. Y compris les PME. Cette décision instituait indirectement le home office comme une nouvelle règle, qui s’imposait alors aux petits patrons. Tous ont dû s’y mettre, y compris les plus récalcitrants. Pour ces derniers, qui n’avaient pas envisagé ce mode de travail, le chantier était vaste. Et le temps à disposition inversement proportionnel.

Il a donc fallu faire, au mieux, des compromis, et au pire des compromissions. Evidemment, la sécurité des données s’est retrouvée sacrifiée sur l’autel de la réactivité. Et le bricolage est devenu la norme dans les PME qui ne disposaient pas déjà des outils adéquats. Les comptes de messagerie se sont donc retrouvés configurés sans contrôle sur des appareils personnels, et les données se sont échangées à grands coups de clés USB, de WeTransfer et de copies locales.

Avec la généralisation du télétravail, le volume des échanges sur le Cloud a explosé. Certains acteurs en ont tiré profit pour capter des données à moindre coût.

Quel problème me direz-vous ? Si l’infrastructure IT d’une PME dispose d’un minimum de contrôle, il n’en va pas de même des appareils privés. Qui s’assure à la maison que votre antivirus est bien à jour, ou même que vous en disposiez d’un ? Ou encore que vos mots de passe sont changés régulièrement ? La récente divulgation d’une liste de plusieurs milliards de mots de passe compromis montre à quel point les appareils personnels sont vulnérables, et dans quelle mesure les connecter au bureau revient à faire entrer le loup dans la bergerie. Les pirates l’ont bien compris.

Parce que les pirates sont sur la brèche

Ceux-ci se sont naturellement glissés dans la faille pour profiter de l’aubaine. Imaginez donc : des millions de PME, bien plus concernées par leur survie que par la mise en place académique d’outils de travail à distance, représentaient autant de proies faciles. L’occasion était trop belle. Et on a donc vu dans la presse des exemples quasi-quotidiens d’entreprises piratées, qui avaient vu leurs données cryptées ou leurs comptes dérobés. Au premier rang desquels les organismes de santé.

Si des cas de piratage – ou de négligence, au choix – remontent régulièrement à la surface, leur multiplication pendant la pandémie était significative. Et les utilisateurs déjà sous pression, comme ceux des services hospitaliers par exemple, se sont retrouvés évidemment dans l’œil du cyclone du hacking informatique. Quoi de plus attractif en effet qu’une organisation débordée, qui ne pourra pas se passer longtemps de son système informatique ?

Payer la rançon pour retrouver ses données est équivalent à un coup dés : il n’y a aucune garantie que cela aboutisse

Beaucoup ont payé les rançons demandées pour libérer leurs précieux fichiers. Mais tous n’ont pas pu les récupérer. Car en la matière, la règle ne change pas : seule une minorité des données dérobées est rendue à son propriétaire. La règle qui prévaut en la matière est simple : ne pas compter sur une telle récupération. Et donc mettre en place des mécanismes qui permettront plutôt de faire face au vol de données, quitte à perdre quelques jours de travail.

Parce que le Cloud s’est généralisé

Facteur aggravant, l’adoption massive du Cloud dans les PME a agi comme un effet cumulatif sur les risques que les PME font porter à leurs données. Là encore, une mise en place anarchique et sans préparation de ces outils aboutit fatalement à une exposition forte de ses données. Un bon exemple ? DropBox bien sûr. Cet outil bien pratique permet de stocker dans le Cloud des fichiers en pagaille, et de les partager avec collègues et partenaires.

Les plus attentifs d’entre vous auront parcouru les petites lignes des conditions générales de la version gratuite de l’outil. Et ils auront remarqué que le gratuit a bel et bien un coût. En l’occurrence, celui de la propriété de vos données. Vous avez bien lu : l’usage de la version à zéro franc de DropBox vous engage à céder le droit de propriété des tous les fichiers que vous y déposerez. Même après suppression. Une vraie manne pour ce service qui, à n’en pas douter, a pu capter depuis 12 mois des masses de données, dont certaines sont confidentielles.

Le Cloud en tant que tel n’est pas dangereux. Au contraire, il offre un niveau de sécurité informatique bien plus important que ce que la PME lambda ne pourra jamais s’offrir sur ses propres serveurs. Mais une exploitation hasardeuse vous mènera immanquablement dans le mur. Ces outils ne sont pas miraculeux, ils sont tout simplement puissants. Et requièrent encore plus d’expertise pour en tirer le meilleur profit. Pandémie ou pas.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Vous êtes perdu dans la jungle du Cloud ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Le développement rapide des offres et produits ces dernières années n’aide pas. Ni la guerre marketing qui va avec. Alors, pour en comprendre le B-A-BA, mais sans s’épuiser, voici quelques termes Cloud pour PME, et leur cas d’utilisation. Histoire de bien commencer 2021.

Pas facile de se repérer dans le dédale du Cloud. Les usages divers et variés, les technologies, et les acronymes en cascade ont vite fait de vous perdre. On vous comprend : même pour nous, dont l’informatique est le métier, il nous faut rester à l’affût en permanence pour pouvoir conseiller nos clients. Alors, plutôt que de vous proposer un glossaire complet du Cloud, nous vous proposons de parcourir les grands noms et produits du marché pour vous éclairer. Avec un cas d’usage à chaque fois.

Microsoft 365

Cas d’usage : probablement tous les jours, et pour tout le monde !

A tout seigneur, tout honneur, commençons par la star de Microsoft. Ou plutôt les stars. Cet héritier d’Office 365 – ne prononcez plus ce nom, cela n’existe officiellement plus – est en fait une collection de poupées russes. Pour les PME, il s’agit d’une combinaison de licences (la suite Office), de services en ligne (messagerie Exchange, stockage de fichiers OneDrive et SharePoint, système de visio-conférence Teams), et de protection des appareils.

Ces 3 volets peuvent être souscrits séparément ou sous forme de paquet. Si les petites entreprises ont choisi initialement Microsoft 365 pour renouveler leur parc de licences Office, elles ont rapidement étendu leur usage aux services en ligne. Au point que Microsoft a réussi le tour de force de recréer un nouveau monopole dans les services, après avoir imposé Windows et Office dans le monde entier. Force est de constater que les services en ligne, accessibles depuis un simple navigateur sans le moindre logiciel, sont désormais d’une maturité impressionnante. Et que la concurrence est toujours inexistante.

Poste de travail virtuel

Cas d’usage : travailler en tout sécurité depuis le bureau comme la maison

Une poste de travail virtuel est un ordinateur, qui ne se trouve simplement pas sur votre bureau mais dans le Cloud. Vous vous y connectez à distance à travers Internet. Il vous faut donc une autre machine, physique celle-ci, pour y accéder. Pourquoi alors avoir deux machines au lieu d’une ? Pour tout un tas de bonnes raisons.

A commencer par la fiabilité. Le poste virtuel est réellement incassable car il repose sur du matériel serveur, bien plus solide que la meilleure machine de bureau. Surtout, il permet de centraliser votre informatique, et de ne plus avoir à faire transiter de données jusqu’à vous. Avec une porte d’entrée bien surveillée, la sécurité est ultime. Les appareils physiques utilisés pour la connexion deviennent simplissimes : un système d’exploitation, une application, et le tour est joué. La gestion de votre parc de machine est réduite à sa plus simple expression. Ses coûts aussi, puisque de simples terminaux Dell peuvent être utilisés, et même le PC de la maison. Vous l’aurez compris, le poste virtuel est le roi du télétravail.

Stockage de fichiers Cloud

Cas d’usage : remplacer votre serveur de fichiers ou votre NAS

Qu’il s’agisse de OneDrive, de Workdocs, de Dropbox Business ou de SharePoint, le principe est le même : déplacer vos fichiers dans le Cloud et les rendre accessibles partout, tout le temps. Surtout, vous pouvez les ouvrir depuis un simple navigateur, et les emporter avec vous sur votre smartphone. Evidemment, il ne s’agit pas de copier ces fichiers sur tous vos appareils : le mode « Cloud only » devient la règle. Il consiste à rendre visibles vos fichiers dans votre arborescence et ne les télécharger qu’au moment où vous en avez besoin. Avec la possibilité de les copier localement pour de bon, histoire de pouvoir travailler hors ligne.

Est-ce que le stockage Cloud est adapté à tous les usages ? Probablement pas : les fichiers très lourds s’accommodent mal d’un accès à distance permanent. Ingénieurs et architectes savent de quoi on parle. Mais de nombreux avantages viennent contrebalancer ces désagréments. En premier lieu, le partage des fichiers, qui prend une autre dimension. En quelques clics, vous définissez qui, comment, et quand. Et vous mettez fin au transfert de données via l’email. Surtout, le stockage Cloud permet le travail collaboratif : édition d’un fichier à plusieurs et suivi des modifications en ligne, tout cela sans que vos fichiers ne quittent votre espace Cloud sécurisé.

Serveur Cloud, IaaS

Cas d’usage : remplacer votre vieux serveur physique

Derrière le terme barbare IaaS (Infrastructure as a Service) se cache la possibilité de louer du matériel virtuel dans le Cloud, à la demande. Autrement dit, au lieu d’acheter un nouveau serveur et de l’installer chez vous, vous en louez un dans le Cloud, que vous payez mensuellement. Et vous y accédez via Internet ou une liaison sécurisée. Ce mode de consommation informatique fait toute l’essence du Cloud, et n’est pas limité aux serveurs : vous pouvez aussi louer une base de données, ou des équipements réseau. Le principe reste le même.

Quel intérêt ? Pour commencer, la flexibilité, ou le droit de se tromper. Si votre machine est trop ou pas assez puissante, vous pouvez la changer. Essayez donc de faire la même chose avec votre Dell ou HP flambant neuf… Idem si finalement le service ne vous convient pas : rendez la machine et arrêtez de payer. Ensuite, la fiabilité est sans égal, et vous disposez de mécanismes de sécurité intégrés : les données sont redondantes par défaut, les serveurs virtuels disponibles à 99.95%, et les disques de votre machine cryptés. Et, miracle du Cloud, vous faites des économies. Un serveur Cloud nécessite moins de travail à l’installation, ne requiert pas d’investissement initial et sa location comprend la consommation électrique et la connexion Internet. A tel point qu’au bout de trois ans, vous pouvez espérer économiser 25%.

On aurait pu encore parler de réseau d’entreprise géré depuis le Cloud, de sauvegarde de données dans le nuage ou de plan de reprise d’activité. Les sujets ne manquent pas. Mais pour mieux cibler votre besoin, rien de tel qu’une petite discussion à bâtons rompus autour d’un café, ou d’une visioconférence. Peu importe en fait, c’est vous qui fixez le tempo de l’adoption du Cloud dans votre PME. Et surtout, qui décidez comment et quand vous souhaitez défricher le terrain.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Les 12 derniers mois auront été difficiles pour les petites entreprises. Mais ils auront aussi agi comme un révélateur. Beaucoup d’entre elles n’étaient pas prêtes à une digitalisation à marche forcée. Entre défaut d’équipement et risques, elles ont fait face comme elles pouvaient. 2021 sera donc une année charnière pour consolider ces acquis. Petit tour d’horizon des technologies Cloud inévitables ces 12 prochains mois.

La crise du Covid-19 aura tout de même eu quelques avantages. Elle aura en particulier confronté les PME à leur retard technologique. Que ce soit en termes de sécurité informatique, de capacité de travail à distance ou de partage des données. A force de quelques bricolages, elles ont pu faire face, avec beaucoup d’agilité. Mais cela ne sera pas suffisant. A toute chose malheur est bon : la crise sanitaire qui se poursuit va inscrire ces nouveaux outils et méthodes de travail dans le long terme. Avec quelques incontournables.

Le télétravail devient roi

Longtemps décrié, accusé d’être complexe à mettre en place et de faire chuter la productivité, le télétravail s’est imposé aux PME, même les plus petites. Le Conseil Fédéral l’a même rendu obligatoire ce mois de janvier. Sa mise en place en urgence a pris des formes aussi variées que dangereuses. Utilisation des ordinateurs personnels, transfert de données sur des supports peu fiables, téléphonie d’entreprise à la maison, accès à distance aux ressources de l’entreprise ont été autant de défis qui se sont imposés aux petites entreprises. Avec bien souvent un confort d’utilisation moindre, car l’informatique du bureau n’était pas conçue pour un usage massif à distance.

Tout l’enjeu en 2021 sera donc de rendre l’usage des moyens technologiques de l’entreprise transparents à leur lieu d’utilisation. Autrement dit : faire en sorte que le bureau ne soit plus qu’un point d’accès à l’informatique et aux données comme un autre. Et que l’on distingue finalement de moins en moins télétravail et travail. Comment ? La solution passera par un transfert systématique des moyens informatiques dans le Cloud : non seulement les données, mais aussi leur traitement (postes de travail, applications). Tout en conservant un niveau de sécurité optimal, grâce à une protection des données avancée.

VDI et postes de travail virtuels

Le premier levier de ce transfert passera par une généralisation des postes de travail virtuels. Le paradigme VDI (Virtual Desktop Infrastructure) qui consiste à fournir un bureau informatique distant risque de s’imposer comme la norme. Tout simplement parce qu’il offre à l’utilisateur une expérience cohérente dans le temps, que ce soit en termes de performances ou de fonctionnalités. Dans les faits, si vous bougez, votre ordinateur reste où il est, et vous y accédez toujours de la même façon et avec le même confort. Et ceci sans que les données ne soient compromises, puisqu’elles ne sortent plus de votre réseau d’entreprise : c’est vous qui vous rapprochez d’elles.

Avec la centralisation des données dans le Cloud, leur protection devient vitale

Concrètement, le VDI peut prendre plusieurs formes. Si les grandes entreprises choisiront (pour combien de temps encore ?) de construire leur propre infrastructure dans un centre de données, les plus petites n’auront pas ces moyens. Elles se tourneront vers des fournisseurs de service qui leur proposeront des prestations clé en main : fourniture de bureaux virtuels à la demande et à l’unité, incluant support et maintenance, en location mensuelle. Ainsi, plutôt que de déployer et d’exploiter à nouveau du matériel, votre MPE tirera avantage à devenir un consommateur de services informatiques à la demande, avec tous les bénéfices que cela représente (souplesse, agilité, flexibilité).

Protection des données

Les données suivront le même mouvement vers le Cloud, pour les mêmes raisons. Par données, on entend évidemment les fichiers de l’entreprise, mais aussi les emails, et toute information manipulée par vos différents programmes et bases de données. Et si vous y accédez dorénavant grâce à un poste virtuel, vous ne voudrez probablement pas en rester là. La configuration des boîtes emails d’entreprise est désormais généralisée sur les smartphones, même personnels. Et comme il n’y a pas encore de moyen efficace de virtualiser nos chers appareils mobiles, on revient à la case départ. Le risque est donc le même que de transférer des fichiers d’entreprise sur le PC de la maison (en cas de vol ou de piratage notamment).

C’est là que les systèmes de protection des données entrent en jeu. Dans les grandes lignes, il s’agit d’évaluer le niveau de confiance accordé à chaque appareil, et de ne l’autoriser à accéder aux données que lorsque tous les signaux sont au vert. Sur quels critères ? Par exemple, la mise en place d’un mot de passe complexe et le cryptage des données. Ou encore, l’activation d’une double authentification. Mieux, la centralisation des données dans le Cloud permet aux entreprises, même les plus petites, d’accéder à des moyens jusque-là inédits : la redondance des données est assurée de facto, évitant des sauvegardes complexes, et le traçage des actions des utilisateurs est activé par défaut.

La cybersécurité entre (enfin) dans les PME

Corollaire de l’exode désordonné et forcé des utilisateurs en télétravail : les PME sont devenues des proies faciles. Les cyberattaques se sont multipliées pendant les premiers mois de la crise sanitaire, comme le relatait notre partenaire en cybersécurité ZenData. Le Covid-19 a largement exposé les petites entreprises, les condamnant à une double peine : réduire leur activité tout en mettant leurs données à risque. Là encore, la crise a mis en évidence les failles de sécurité auxquelles elles font face. A commencer par la première d’entre elles : l’utilisateur. Car l’humain reste encore le maillon faible dans la chaîne de protection des données d’entreprise.

Nul doute donc que 2021 sera l’année de la sécurisation informatique. La double authentification (MFA) va se généraliser. Elle n’est d’ailleurs plus une option sur les applications les plus populaires telles que Microsoft 365. Les gestionnaires de mot de passe comme Lastpass vont se multiplier. Et surtout, les systèmes évolués de détection des menaces, à base d’intelligence artificielle et de Machine Learning vont pullulerPour le dirigeant d’entreprise, le maître-mot sera “simplicité”. Car ces technologies complexes, pour rester bénéfiques au commun des mortels, doivent savoir se faire oublier tout en restant efficaces.

Et pour vous, on commence par quoi ? Au-delà de la provocation, il a fort à parier que la crise sanitaire n’aura pas épargné votre informatique. Et que maintenant que le voile est levé, vous aurez à cœur de vous mettre à niveau. Reste à savoir par quel bout prendre les choses. Pour ça, on vous épargnera le poncif “nous sommes à vos côtés”. Nous nous contenterons de vous proposer une courte séance en ligne pour en savoir plus sur vos projets et l’état de votre infrastructure. Et vous aider à partir du bon pied en 2021.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Amazon arrive en Suisse. Pas la boutique en ligne, mais sa filiale Amazon Web Services, leader mondial des services Cloud. Si son implantation helvétique n’est pas nouvelle – elle dispose de bureaux à Genève et Zürich depuis plusieurs années, elle y déploiera ses datacenters. Elle rapprochera ainsi ses services Cloud à la demande des entreprises locales. Pourquoi ? Avec quelles ambitions ? Eléments de réponse.

Le discours officiel d’AWS consistait jusqu’à maintenant à ne pas prévoir d’installation en Suisse. Le géant américain a donc surpris le monde IT en annonçant la création d’une nouvelle région pour le déploiement de ses services. Enfin, pas tout de suite… mais en 2022 ! Chose intéressante, cette communication sort des sentiers battus. Amazon avait en effet plutôt pour habitude d’annoncer la mise en ligne de ses nouvelles infrastructures le jour même où elles devenaient disponibles. Et en tout cas, jamais à l’avance.

Comment expliquer ce revirement dans la stratégie de communication ? Force est de constater qu’AWS a été pris de court par Microsoft. Les efforts récents de ce dernier pour rattraper son retard sur le marché du Cloud n’y sont probablement pas étrangers. Le déploiement de son offre en Suisse depuis le début de l’année l’illustre parfaitement. Microsoft fait en effet le forcing depuis maintenant plus de 2 ans pour asseoir sa position en Suisse, et sa croissance s’en ressent : elle est désormais plus rapide que celle d’AWS. Notamment dans le domaine des PME.

Les petites entreprises dans le viseur d’Amazon Web Services

C’est en effet ce secteur que vise aussi Amazon, avec des embauches à la clé sur Genève et Zürich, alors qu’il l’avait volontairement délaissé, préférant se focaliser sur des références plus prestigieuses. Oui mais voilà, la Suisse compte 95% de PME et TPE, et les grands noms sont désormais adressés. A l’opposé, Microsoft a toujours travaillé avec un écosystème de partenaires très large, relais efficace pour assurer sa croissance dans le monde des petites entreprises. Son omniprésence, notamment avec Office, n’y est pas pour rien non plus, et Microsoft 365 devient désormais un standard dans ces sociétés.

Face au rouleau compresseur Microsoft, Amazon est mis en difficulté sur son propre terrain

AWS se devait donc de réagir sous peine de se faire croquer. On peut aussi soupçonner le géant de la distribution de lorgner sur quelques secteurs lucratifs, comme la finance, la chimie, ou la biotech. Dans ces secteurs, les contrats à moyen terme ne sont pas rares. Se positionner très en avance est un signal fort qui leur est adressé : « Retardez le renouvellement de vos contrats, car nous arrivons en force. Vous pourrez faire jouer la concurrence pour votre infrastructure Cloud en Suisse si vous êtes patients ». Ici, AWS joue clairement une partition qu’elle connaît mieux, position de leader oblige.

Quelles conséquences pour les PME suisses ?

Pour les petites entreprises, ce mouvement va relancer la concurrence sur le marché des infrastructures informatiques (serveurs, stockage, bases de données). Par sur celui des services en ligne, car malheureusement Microsoft 365 n’a pas de concurrence digne de ce nom. Et ça n’est pas la part de marché de Google Docs ou Drive qui prouvera le contraire. Va-t-on assister à une guerre des prix ? C’est probable, Microsoft ayant anticipé le déploiement de ses propres services par une hausse de ses tarifs suisses en 2018 (entre 6% et 8%). Et Azure, l’offre d’infrastructure Cloud de Microsoft, conserve en Suisse encore des tarifs bien plus élevés que dans le reste de l’Europe, et que ceux d’AWS en général.

A titre d’exemple, le stockage objet de Microsoft est 2 à 4 fois plus cher que celui d’AWS

On peut aussi parier que le marché sera dynamisé. Les acteurs locaux, comme Exoscale (en mains autrichiennes depuis quelques temps, mais toujours établie à Lausanne) ou le dynamique Infomaniak vont probablement être piqués par cette arrivée. Ils devront renouveler d’effort pour conserver leur position. Et faire valoir leur différence pour continuer à attirer les clients. Car si cette différence s’amenuise avec une concurrence ancrée sur leur propre sol, ils pourront toujours agiter le spectre des GAFAM et leur omniprésence pour se démarquer.

Du point de vue des clients, cette arrivée marque une étape importante, qui va accélérer encore plus l’adoption du Cloud dans les PME et TPE. Pour tout dire, cela ne va pas sans nous ravir. Car au-delà du raté initial d’Amazon Web Services pour adresser le marché PME suisse, on peut s’attendre à ce que certains produits adaptés à ces clients, comme les postes de travail virtuels AWS, déboulent finalement en territoire helvète. Et viennent concurrencer des produits Microsoft concurrents peu efficaces. La transformation du paysage informatique suisse est donc loin d’être finie, et cette annonce en constituera une étape majeure.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Comme bien des sociétés suisses romandes, vous avez largement augmenté l’usage du télétravail ces derniers mois. Si les premières semaines ont donné lieu à quelques improvisations, il est maintenant bien installé dans les habitudes des collaborateurs. Et pourtant, quelques points font encore parfois défaut. Inventaire de ces fondamentaux à respecter.

Le temps aidant, nous passons tous de plus en plus de temps à travailler sur des fichiers et des applications à distance, ou en visio-conférence. S’il a fallu nous habituer, contraints ou forcés, à de nouveaux outils, la transition s’est faite progressivement et finalement sans trop de heurts. Mais c’était en ignorant parfois quelques briques de base nécessaires à un travail confortable.

La connexion Internet, l’épine dorsale du télétravail

A commencer par la connexion Internet. Cela peut paraître trivial, car tout le monde en dispose. Mais ce sont les flux de données qu’elle doit supporter qui sont complètement modifiés par le télétravail. Jusqu’à maintenant, le transfert des données s’effectuait majoritairement dans le sens du téléchargement – c’est-à-dire depuis Internet vers votre domicile. Et rarement avec des contraintes de qualité fortes.

En effet, surfer sur Internet ou regarder une vidéo en streaming ne sont pas très contraignants. Dans le cas des pages Web, nous sommes habitués à attendre que le navigateur se remplisse, une fois le lien cliqué. Et dans le second cas, différentes technologies permettent de masquer une connexion peu stable, comme par exemple l’adaptation de la résolution aux conditions réseau, et la mise en mémoire tampon de quelques secondes de vidéo.

Mettre à niveau sa connexion, en passant idéalement sur la fibre, s’imposera naturellement

Oui, mais voilà : réaliser une conférence audio ou vidéo se rapproche de la diffusion en temps réel. Il est par conséquent impossible de mettre en cache une partie de la conversation, sous peine de souffrir d’un décalage rendant l’échange insupportable. De même, les connexions Internet résidentielles sont encore largement asymétriques, même si la fibre optique se démocratise. Ce qui signifie que le téléversement de données – depuis le foyer vers Internet – est encore bien plus faible que le téléchargement. Et constitue un goulet d’étranglement.

Quelles solutions adopter dans ce cas ? En premier lieu, ne pas hésiter à augmenter le débit de votre connexion, pour disposer de suffisamment de bande passante en téléversement. Et si possible, passer sur une fibre optique, car ces connexions sont de plus en plus systématiquement symétriques. Le must ? disposer d’un réseau résidentiel supportant la qualité de service, et assurer que les données prioritaires passent en premier, afin de réduire délai et latence. Et si possible, se connecter via un câble plutôt qu’en WiFi.

Le son et l’image. Mais surtout le son.

Autre écueil souvent constaté : la qualité sonore. Nos chers ordinateurs sont maintenant tous équipés d’un micro et de haut-parleurs. Si certaines machines haut de gamme s’en remettent à des spécialistes de l’audio – Bose ou Harman Kardon pour ne citer qu’eux – l’ordinateur lambda dispose d’équipements audio… lambda ! Avec à la clé des conditions de capture et de restitution du son médiocres.

Qui n’a en effet jamais eu à subir lors d’un appel vidéo les bruits d’objets qui choquent un bureau ou une table ? Ou le son qui n’est plus capté lorsque la personne n’est plus exactement en face de son écran ? La physique a ses limites, et malgré les avancées technologiques, le budget d’un ordinateur n’est pas compatible avec le coût des équipements les plus performants. Dans les faits, soit les micros sont suffisamment sensibles pour justement éviter les coupures de son, mais retransmettent absolument tout. Ou alors, ils sont très directifs, mais ne tolèrent pas les mouvements.

La réponse à cette situation ? Un bon (vieux) casque. Posé sur la tête, il en suit les mouvements, et le micro reste à distance et position fixes par rapport à la bouche. Une distance d’ailleurs relativement courte, ce qui permet d’en réduire la sensibilité et de filtrer les bruits ambiants. Alors oui, ça n’est pas forcément très esthétique ou confortable. Mais c’est le plus efficace, et vos interlocuteurs vous en sauront gré. Privilégiez donc un casque haut de gamme, filaire ou Bluetooth. Et bannissez les écouteurs de téléphone, trop éloignés et trop sensibles aux frottements.

Pour la vidéo, une Webcam suffira. Et bonne nouvelle : tout le monde en a une dans la poche.

Côté vidéo, tout le monde dispose d’un Webcam hautes performances. Absolument tout le monde. Elle se cache dans votre poche : il s’agit de la caméra frontale de votre smartphone. Le développement des mobiles et leur cycle de remplacement court vous garantissent de disposer d’un appareil toujours plus performant qu’une caméra additionnelle, ou que celle embarquée généralement dans les ordinateurs (pour les mêmes contraintes de coût que les équipements audio). Et elle est toujours à jour.

Le bon attelage, c’est donc un micro-casque sans fil performant connecté à votre smartphone, d’où vous captez son et vidéo. Les plus perspicaces feront remarquer qu’il n’est pas évident de suivre une séance sur un smartphone, notamment si des documents sont présentés à l’écran. C’est juste. Et c’est bien pour cela que les solutions de visio-conférence supportent de mieux en mieux l’accès simultané via plusieurs appareils. C’est notamment le cas de Microsoft Teams, qui a récemment fait des progrès remarquables en la matière.

Le dernier maillon (mais pas le plus faible)

Les outils, parlons-en. Et Teams notamment. Si Zoom a fait une percée spectaculaire ces derniers mois, elle était due d’une part à la gratuité, et d’autre part aux fonctions avancées qu’il fournissait. Ce qui a eu pour effet de booster la concurrence et de secouer un peu Microsoft. Le développement a été acharné depuis le début de l’année, et de nombreuses mises à jour ont permis à Microsoft de rattraper son retard. Citons pêlemêle : une bien meilleure gestion des connexions multi-appareils, les enregistrements dans le Cloud, l’augmentation du nombre de vidéos simultanées en mode mosaïque.

En quelques mois, Microsoft a comblé une partie de son retard. Tout en prenant de l’avance grâce à un écosystème complet.

Mais là ou Teams prend une longueur d’avance, c’est évidemment avec l’intégration du reste des outils Microsoft. Le stockage des dossiers et fichiers se fait désormais au travers de Teams pour le travail d’équipe. Et surtout, les outils tiers sont accessibles sans changer d’interface : vous pouvez ainsi ouvrir et modifier vos fichiers Word ou Excel directement depuis Teams. Et même remplacer depuis quelques mois votre central téléphonique, grâce au support des appels entrants.

Car le télétravail, ça n’est pas juste le travail à distance. Un outil comme Teams, s’il est le support idéal pour faire « la même chose mais de loin », est surtout un accélérateur de transformation des méthodes de travail. Là où Outlook était hier votre outil principal, demain ça sera Teams. Avec une bien meilleure intégration des différents médias : fichiers, conversations, conférences, appels, tâches, j’en passe. Microsoft ne cache d’ailleurs pas ses ambitions, qui visent à supprimer la messagerie des flux de travail des entreprises. Certaines s‘y sont d’ailleurs déjà mises, avec plus ou moins de succès.

La transition n’est en effet pas évidente, et pour forcer le mouvement, il est en général préférable d’adopter une stratégie big-bang, visant à passer du tout au tout. Et accepter pendant quelques temps que le bateau tangue un peu. Pour mieux repartir. Sans aller jusque-là, je vous invite à découvrir les fonctions avancées qui vous permettront de tirer avantage de vos outils de collaboration. Appuyés sur une connexion performante, et des périphériques qui le sont tout autant, on s’est compris.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

La pandémie de Covid-19 aura mis sur le devant de la scène les outils de télétravail. Parmi eux, Teams, l’outil collaboratif du géant Microsoft. Qui franchit une nouvelle étape en intégrant la téléphonie fixe, et en permettant de centraliser tous les appels d’entreprise, entrants et sortants. Le bon moment pour faire le point sur cette technologie.

Teams, vous le connaissez peut-être. Ou en tout cas, vous y avez été confronté lors d’une des visioconférences dont l’usage a explosé depuis début 2020. Intégré à Microsoft 365, il permet la collaboration audio ou vidéo et le partage d’écran, et facilite le travail d’équipe et la gestion de projets.

La possibilité de passer des appels téléphoniques via Teams n’est pas nouvelle. Quelques opérateurs présents en Romandie proposent ce service depuis plusieurs mois.  Mais la nouveauté vient maintenant de la possibilité de souscrire numéros et forfaits d’appel directement depuis Microsoft, qui devient alors votre opérateur téléphonique fixe. Probablement le bon moment pour faire le tour de cette solution.

Des forfaits encore flous

Si, lors de la mise à disposition du service le 1er octobre dernier, seul le plus petit des forfaits était disponible, plusieurs paliers sont désormais disponibles. Ils vous laissent la possibilité d’opter pour des appels nationaux uniquement, ou des appels nationaux et internationaux. Mais tout n’est malheureusement pas aussi clair, ou simple, c’est au choix.

A y regarder de près, utiliser Teams pour remplacer son central téléphonique virtuel coûte… le prix d’un central téléphonique virtuel !

Alors que la documentation Microsoft en ligne fait référence à 4 tarifs – 120, 240 et 1200 minutes d’appels nationaux, et un plan d’appels internationaux, le système de commande ne donne accès qu’à 3 options. Et on ne retrouve pas les volumes de minutes mentionnés par Microsoft. Il n’est pas non plus indiqué clairement si les appels vers les mobiles sont inclus. A 5 centimes la minute pour le plus petit forfait, on peut en douter.

Il est donc urgent d’attendre un peu plus de transparence de la part de Microsoft sur ses tarifs. Ou de s’en remettre à un opérateur national pour le paiement de ses communications. On ne s’improvise pas opérateur téléphonique. Ils sont d’ailleurs de plus en plus nombreux en Suisse à fournir une interconnexion Teams : citons VTX, Sunrise ou encore PeoplePhone.

Coûts : les poupées russes

Mais vos dépenses ne s’arrêteront pas là. En plus des communications, vous devrez tout d’abord disposer d’une licence Teams. Petit rappel : Microsoft 365 Business Premium, le bestseller pour les PME, vous fournit un paquet de services et licences complet pour CHF 19.70, et inclut Teams. Si vous en disposez déjà, il n’y a donc pas de surcoût à supporter de ce côté-là. Mais vous devrez rajouter tout de même une autre licence Microsoft.

L’intégration de la téléphonie dans Teams constitue un plus indéniable pour la gestion au quotidien. Mais des progrès sont encore nécessaires.

Il en va en effet autrement de l’accès au service : ajoutez un abonnement mensuel « Phone System » à CHF 7.90 pour chaque utilisateur, et un forfait de communications simultanées – pour l’interconnexion avec Microsoft – si vous passez par un opérateur tiers. Si on exclut la licence Microsoft 365, comptez tout de même plus de cent francs par mois pour 10 utilisateurs, communications non-comprises.

A y regarder de près, ces coûts se rapprochent évidemment de ceux d’un central téléphonique virtuel, tel qu’il en existe maintenant depuis plusieurs années. Les opérateurs ou Microsoft ne souhaitent probablement pas se tirer une balle dans le pied. Alors quel est l’intérêt du système ? La réponse se trouve probablement dans les fonctionnalités et l’intégration.

Fonctionnalités : réalité et perspectives

En effet, disposer d’un système complet de communications unifiées (téléphonie, chat, audioconférence, visioconférence, partage d’écran), disponible sur tous ses appareils sans rien rajouter est un vrai plus, que ce soit pour mettre en place les comptes ou les supprimer, ou pour la gestion quotidienne. Tout comme la possibilité de gérer les appels entrants sur la base de groupes d’utilisateurs Microsoft 365 existants. Microsoft pousse le curseur de l’intégration d’un cran.

La montée en puissance de Microsoft dans la téléphonie est inéluctable.

Et pour aller encore plus loin, le géant du logiciel a annoncé la compatibilité de son système avec SIP, le protocole de facto pour la téléphonie par Internet, elle-même devenue un standard. Vous pourrez ainsi conserver vos appareils VoIP pour recevoir ou émettre vos appels téléphoniques, tout en migrant progressivement vers des applications sur PC ou smartphone.

Mais pour autant, le tableau n’est pas complètement rose, loin s’en faut. Tout d’abord, la configuration initiale n’est pas vraiment aisée. Alors que Microsoft s’est fait le spécialiste des interfaces « Playskool », simples à utiliser, la téléphonie Teams nécessite encore de passer par des lignes de commande anachroniques. On a du mal à imaginer un déploiement en masse avec de tels outils.

Microsoft Teams monte en puissance

Le portage des numéros existants directement chez Microsoft n’est pas non plus très clair. Pas plus que la réservation de nouveaux numéros. Là encore, il vaudra mieux s’en remettre à un opérateur local. Les fonctions de distribution des appels entrants nécessitent quant à elles un temps d’adaptation pour les appréhender, et si on note l’effort du géant de Redmond pour les rendre compréhensibles, elles mettent parfois plusieurs heures pour prendre effet. Déroutant.

La gestion des appels sortants n’est pas non plus exempte de reproche, et les opérateurs marquent encore des points en la matière. Masquer son numéro avec celui de la centrale n’est pas disponible de facto par exemple.

Si les fonctions de base sont assurées, le système nécessite donc encore un peu de mise au point. Tout le monde aura toutefois noté la montée en puissance de Microsoft en la matière. Et personne ne doute de leur capacité à progresser continuellement selon la méthode qui fait désormais référence : l’amélioration continue des logiciels et services. La percée de Teams sur ce marché semble alors inéluctable.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Le Cloud a modifié la façon dont les PME consomment leur système d’information. De l’achat, elles sont passées à la location. Pour celles qui n’ont pas encore franchi ce cap, la comparaison est parfois délicate, ou trompeuse. Elles sont tentées de procéder à une simple règle de trois, à tort. En oubliant ainsi quelques coûts cachés, qui font la différence. Décryptage des 3 piliers à considérer pour une juste analyse de votre budget informatique.

La première visite chez un nouveau client amène immanquablement à évoquer le budget. La plupart du temps, les petites entreprises qui souhaitent passer au Cloud sont encore sur un modèle standard. Entendez par-là : un investissement initial, amorti en 3 à 5 ans. Et des frais de support et maintenance qui s’appliquent au fil de l’eau.

Le raccourci consiste alors à calculer le coût mensuel en divisant l’investissement par la durée d’amortissement. Ce qui est favorable au modèle classique par rapport à une solution Cloud. Mais passablement incorrect. Alors si vous aussi, vous aimeriez connaître le coût total de possession de votre informatique, voici les choses essentielles à considérer, en 3 volets.

Achat : le matériel, mais pas seulement

Evidemment, le premier poste que vous voudrez considérer sera l’investissement dans le matériel – votre serveur, vos postes de travail. Mais c’est un peu court dans un contexte professionnel. Pour assurer une continuité d’activité, vous devrez souscrire un service de support et maintenance matériel. C’est ce service qui assurera l’accès à un technicien sur site et la disponibilité des pièces de rechange.

Pour les PC professionnels, il est en général inclus dans le prix de vente, ce qui le renchérit. Pour les serveurs, il s’agit plus souvent d’une option complémentaire, qui vous permettra d’aligner ce service sur la durée de votre amortissement. Mais le principe reste le même, avec un surcoût annuel à prendre en compte. Tout comme le matériel de sauvegarde d’ailleurs, et sa maintenance.

Achat, mise en service et exploitation sont les 3 volets à considérer pour comprendre votre budget informatique réel. Et pas uniquement l’investissement dans le matériel.

Enfin, les licences font également partie de l’achat initial : Windows, Microsoft SQL Server, antivirus. Autant de logiciels acquis en même temps que vos machines. Pour les PC, Windows 10 Pro est plus que recommandé, là-aussi avec un surcoût à l’achat. Côté serveurs, Windows Server n’est pas donné, mais c’est surtout SQL Server, le cas échéant, qui viendra alourdir la note. Et comme vous avez ajouté une solution de backup, elle a aussi besoin de ses licences.

Mise en service : l’effet domino

Une fois tous ces appareils acquis, il est temps de les rendre opérationnels. Et le simple appui sur le bouton on/off ne suffira pas. Pour les PC, Windows arrive préinstallé, ce qui économise du temps, mais ne fera par tout le job. Installation des applications, configuration, accès aux fichiers, paramétrage : comptez au minimum 2 heures par ordinateur. Et si des solutions d’automatisation arrivent gentiment à disposition des PME, elles déplacent les coûts en amont, lors de leur déploiement.

Le coût électrique n’est pas négligeable. Souvent noyé dans le coût des locaux, il prend pourtant part à votre budget informatique.

Pour les serveurs, on change de catégorie. Outre la configuration, logiquement plus longue que pour un PC, la machine devra être installée proprement dans un rack, raccordée au réseau. A nouveau, il faudra aussi passer par la mise en place de la solution de sauvegarde. Ajoutez à cela la supervision, l’installation des logiciels, ou la mise en place des applications, et les heures défilent. Enfin, vous supporterez des frais de déplacement, que le matériel se trouve chez vous ou dans un centre d’hébergement.

Exploitation : des coûts cachés pas anodins

L’hébergement, parlons-en justement. Car une fois la machine en route, rien n’est fini. C’est plutôt à ce moment précis que tout démarre. A commencer par un coût souvent négligé lorsque vous possédez une machine physique : l’électricité. Un PC consommant 150W 24/7, c’est 15 francs par mois. Et pour un serveur – disons 600W – c’est 60 francs. Ou encore plus de 2’000.- après 3 ans. Que vous pourrez doubler pour la climatisation – ou pour la surconsommation du serveur si vous n’avez pas de refroidissement. Pas négligeable, non ?

25%, c’est ce que vous pourrez raisonnablement économiser après 3 ans avec un serveur Cloud en location mensuelle tout inclus.

Mais le plus gros de votre budget passera dans la main d’œuvre. Support et maintenance, déplacements sur site : vous aurez probablement droit au sempiternel carnet d’heures. Vous savez, celui que vous payez à l’avance, et que vous devez renouveler lorsque vous subissez une panne. Ce qui ressemble presque à une double peine. C’est en général là que le bât blesse, car ce mode de consommation ne vous permet pas de contrôler votre budget informatique, ou pire il le grève méchamment.

Cloud, location et bonnes nouvelles pour votre budget informatique

Une fois toutes ces informations en main, vous êtes armé – enfin – pour maîtriser le périmètre de votre budget informatique. Et faire des comparaisons qui tiennent la route, notamment si vous décidez de passer au Cloud. Car dans ce cas, vous basculez sur une location mensuelle, et les différents services liés à l’exploitation de vos machines sont inclus dans un forfait.

Exit donc les frais d’électricité et d’hébergement de vos serveurs. Idem pour les licences – incluses dans la location – ou l’investissement dans un système de sauvegarde : ces éléments font partie de votre abonnement mensuel. De manière générale, la dématérialisation de votre informatique vous affranchira des investissements initiaux, tout en vous laissant la flexibilité d’interrompre des services sans vous laisser du matériel sur les bras.

Côté main d’œuvre, ici aussi tout est inclus. Vous ne payez pas les heures à l’avance, et surtout, vous ne remettez pas la main à la poche en cours d’année. Autre avantage non-négligeable : la virtualisation de vos services permet la gestion à distance, et les frais de déplacement son réduits à leur strict minimum. A la clé, cela signifie une économie sur 3 ans de 25% par rapport au modèle « achat », chiffre que nous retrouvons à chaque exercice sur des données clients.

Trop beau pour être vrai ? Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, libre à vous de faire l’expérience avec vos propres chiffres. Mais si vous êtes encore perdus, nous venons volontiers dérouler nos fichiers Excel et faire l’exercice avec vous. Pour peu que vous retrouviez toutes vos factures, mais là on ne pourra rien pour vous.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Les fiduciaires suisses sont à cheval sur la protection de leurs données et de leur informatique. Leurs clients, et leur métier, leur imposent un niveau de sécurisation plus élevé qu’ailleurs. Traditionnellement, elles étaient réticentes à mettre leurs données dans le Cloud. Mais le vent tourne, notamment avec l’arrivée de Microsoft sur le sol helvète.

Traiter des données sensibles, telles que salaires, comptes de résultat ou informations fiscales, incite à la prudence. Et mettre de telles informations dans un grand Cloud public peut apparaître comme un risque supplémentaire aux yeux des plus réticents. Surtout si ce Cloud n’est pas hébergé sur le sol suisse. Mais depuis maintenant quelques années, les choses bougent. Très rapidement même.

Si certains secteurs ont passé le cap de l’inquiétude, fondée ou pas, d’autre métiers ne semblent pas pressés de s’engouffrer dans la brèche du Cloud public. C’est souvent le cas des fiduciaires, qui préfèrent encore avoir leurs données sous la main. Les besoins en mobilité, ou même la récente crise de la Covid-19, ont mis à jour les limites de cette approche. Et remis sur la table la question de la transition Cloud.

Le signal de la FINMA

Petit retour en arrière. Mars 2018 : la FINMA donne le feu vert à l’utilisation du Cloud public pour les organismes dépendants d’elle. Même hors de Suisse. Il s’agissait du coup d’envoi d’un mouvement massif vers le Cloud de l’informatique de ces structures institutionnelles. Depuis, des géants comme PostFinance ou UBS ont annoncé y avoir recours massivement, pour stocker des données ou y effectuer des traitements. Il s’agissait d’un signe encourageant : l’informatique en nuage, loin d’être un facteur de risque, était au contraire un levier puissant de développement.

Plus tard, à l’orée de l’année 2020, Microsoft annonçait l’ouverture publique de ces centres serveurs Cloud suisses, et leur disponibilité immédiate (non sans y avoir installé de manière privilégiée quelques entreprises de renom, UBS en tête). Avec deux centres, suffisamment éloignés pour se mettre à l’abri de risques sismiques, cette annonce marquait une étape supplémentaire dans le cycle de transition entamé par la FINMA deux années plus tôt.

Et l’informatique des fiduciaires dans tout ça ?

Mais quid des structures plus petites, et notamment de l’écosystème des fiduciaires ? Elles peuvent désormais elles aussi s’appuyer sur un grand Cloud public pour stocker leurs emails, sauvegarder leurs fichiers, et bénéficier de services Cloud hors-pair. Sans que rien ne sorte de Suisse. Avec à la clé, des taux de disponibilité et de durabilité des données inégalés. Et en prime, la législation et le droit local en cas de litige ou d’enquête.

Non seulement Microsoft permet de stocker vos données en Suisse. Mais les services Microsoft 365 donnent un coup d’accélérateur à votre activité.

Par exemple, Microsoft annonce dans le cadre de son offre Microsoft 365 une disponibilité mensuelle des services de messagerie et de stockage Cloud de 99.9% au moins. Soit grosso modo moins de 3/4 d’heure d’indisponibilité par mois. Pour ce qui est de la résistance des données dans le temps, l’objectif est tout simplement de 100%. Qui peut avoir l’illusion d’obtenir de tels résultats avec son serveur sur site ? Et à quel coût ?

La mobilité comme critère numéro 1

Passé le constat concernant l’écart de niveau de service, c’est surtout du côté fonctionnel que les choses sont les plus évidentes. Car en plus de fournir un cryptage des données de bout en bout, c’est sur le terrain de la mobilité que la différence Cloud se fait finalement le plus sentir. Stocker ses emails et ses fichiers dans le Cloud donne un réel avantage pour qui souhaite travailler loin du bureau. L’épidémie de coronavirus aura permis aux entreprises qui avaient fait ce choix d’en prendre conscience quotidiennement.

Et les choses vont même un peu plus loin, puisque Microsoft 365 fournit en standard les outils de collaboration tels que Teams pour mettre en place, en quelques clics, conférences audio ou vidéo. Mieux : le système de protection des appareils d’entreprise proposé en option permet de contrôler les flux des données, et prévenir les risques de fuite – intentionnelle ou pas. Tout en se protégeant du vol ou de la perte d’un ordinateur – en l’effaçant à distance par exemple.

Les fiduciaires en tête de pont, telles que Fiduciaire Lucimo ou Fid’Armonia, l’ont bien compris. Elles bénéficient non seulement d’une protection sans équivalent de leurs données, mais aussi d’une mobilité qui leur permet de faire face à toutes les situations. Et tout cela, sans que rien ne sorte de Suisse.

Que vous soyez directeur(trice) ou client(e) d’une fiduciaire, il n’est pas trop tard pour vous demander si la protection de vos données est encore au goût du jour. Et en tout cas, si des alternatives ne s’offrent pas à vous pour remettre en cause les choix effectués il y a quelques années. Les récents changements technologiques pourraient bien faire tomber quelques certitudes.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Avec le confinement, les PME ont dû s’adapter pour travailler à distance. Si le changement s’est fait rapidement, cela a souvent été au détriment de la sécurité informatique. L’urgence a mis en péril les données de ces entreprises. Et révélé certaines carences en termes de protection des données. Mais jusqu’à quel point ? Voici quelques éléments pour juger de l’exposition et des risques encourus.

Alors que les médias parlent de seconde vague épidémique, un autre effet boomerang risque de se faire jour. Tout aussi silencieux, pas mortel, mais pas moins dangereux, pour les entreprises en tout cas. Car si les PME ont trouvé des parades pour maintenir leur activité avec une majorité d’employés à distance, la contrepartie a été une exposition importante des données. Les hackers de tout poil ne s’y sont pas trompés, puisque les tentatives d’extorsion d’identifiants ont explosé ces derniers mois.

Alors que le télétravail va probablement devenir une règle, et en tout cas se prolonger pendant de nombreux mois, il est peut-être temps, l’urgence passée, d’évaluer le niveau de risque auquel votre entreprise est soumise depuis sa généralisation. Sous forme de 4 affirmations simples. Et de quelques contre-pieds.

Vous ne seriez pas prêt à laisser votre ordinateur portable à n’importe qui

Faites ce test assez simple : demandez-vous quelles seraient les conséquences d’abandonner, là, tout de suite, votre ordinateur, et de recommencer dans la foulée à travailler sur un ordinateur tout neuf. Dans la plupart des cas, le premier réflexe consiste à minimiser. Puis en y réfléchissant, vous vous rendez compte rapidement que quelques fichiers – doux euphémisme – se trouvent là, sur votre bureau par exemple. Et uniquement là.

La mise en place rapide et brutale du confinement a forcé les uns et les autres à récupérer en urgence des données habituellement stockées sur les infrastructures de l’entreprise. Entendez par-là : copier localement des fichiers nécessaires au travail. Adieu alors sauvegardes, et protection des données. Le temps a alors fait son œuvre : les fichiers locaux ont été modifiés, et la seule version qui fait désormais foi se trouve désormais sur votre propre ordinateur. Le phénomène s’est évidemment amplifié avec le télétravail.

En termes de gestion des données, vous avez peut-être fait preuve d’ignorance ou et de naïveté

Dans un monde idéal, mais pas illusoire, vous devriez n’envisager votre ordinateur que comme un simple terminal d’accès aux données. Et non pas une zone de stockage des fichiers. De la même façon, l’installation et la configuration du poste ne devraient requérir qu’un minimum d’action de votre part, le reste étant hautement automatisé. Ainsi, perdre son ordinateur ne devrait jamais être un souci. Et l’installation d’un nouvel ordinateur, l’histoire d’une heure au maximum.

Vous seriez prêt à laisser votre ordinateur à n’importe qui

A l’opposé, vous faites peut-être preuve d’un excès de confiance. Ou pire, vous pêchez par ignorance ou naïveté. Le fait d’avoir un mot de passe (à peu près) solide pour vous connecter à votre ordinateur portable ne vous met évidemment pas à l’abri. Si vous le perdiez, ou pire qu’on vous le dérobait, maintenant qu’il contient quelques-unes de vos données d’entreprise, un code un peu complexe n’y changerait rien.

Un simple démontage de la machine permet d’en extraire le disque dur – l’élément en charge du stockage permanent de vos fichiers, et s’il n’est pas protégé correctement – par un cryptage par exemple, d’en lire les données. Ne comptez d’ailleurs pas non plus sur vos mots de passe Excel ou autre, ils ne servent pratiquement à rien.

Le MDM permet la gestion intégrale des données, de leur stockage et de leur utilisation

Alors, comment rester tout à fait zen si jamais vous deviez ne pas retrouver votre laptop préféré ? Plusieurs techniques permettent de faire face en tout sérénité. En premier lieu, le cryptage intégral des données du disque empêchera leur lecture par un tiers. Ensuite, un système de gestion de la sécurité des appareils mobiles (MDM, Mobile Device Management), mettra en place des garde-fous : effacement à distance, soit manuel, soit automatique si l’appareil ne s’est plus enregistré en MDM depuis 30 jours par exemple.

Vous avez utilisé des clés USB pour transférer vos fichiers

Toujours dans l’urgence de la situation, vous deviez récupérer vos derniers fichiers de travail pour les emmener à la maison. Mais vous n’avez pas de laptop, et il a donc fallu parer au plus pressé pour faire une copie quelque part. Comment ? Grâce à ce petit reliquat des années 2000, objet fort pratique mais peu sécurisé : la clé USB.

Mis à part le fait que ces appareils ne sont pas fiables – surtout celui que vous avez exhumé de votre tiroir, et qui n’avait pas servi depuis 2 ou 3 ans, il est un vecteur de risque important. Parfait notamment pour véhiculer silencieusement les virus en tout genre – décidément, on y revient – et infecter toutes les machines sur lesquelles il se trouve.

En plus d’être un facteur d’infection, il est aussi un facteur de fuite de données. Dans tous les cas, vous devriez empêcher sur vos machines la connexion et la reconnaissance des clés USB. C’est une mesure sanitaire de protection informatique. Là encore, une gestion serrée de vos ordinateurs avec MDM permet d’empêcher la copie des données sur de telles clés. Oui mais alors, comment récupérer mes fichiers ?

Vous n’avez pas utilisé de clé USB pour transférer vos fichiers

Plus aguerri que les autres, vous avez préféré tout placer sur un service de transfert de données en ligne. Dropbox, WeTransfer, ou autres : le choix est large. Il faut avouer que ces outils sont pratiques. En quelques clics, vous centralisez dans le Cloud des fichiers de travail, que vous retrouvez confortablement derrière le PC familial en plein home office. A un petit détail près.

Vous avez en effet probablement utilisé un service grand public. Dans le cas de Dropbox, le résultat est simple : la version gratuite vous force à abandonner la propriété des données qui y ont été placées – c’est écrit dans les petites lignes au moment de l’installation. Et dans tous les cas, mettre des données d’entreprise sur un service personnel s’apparente à de la fuite de données, pour ne pas dire pire.

Avec une gestion efficace, l’envoi des fichiers d’entreprise sur une messagerie personnelle devient tout simplement impossible

Bien évidemment, des solutions sont à disposition pour contrer ces gestes malheureux. En voici quelques exemples.

MDM et sécurité informatique en entreprise

En premier lieu, vous devriez vous munir d’un système de stockage des données en ligne, mais dans le cadre de l’entreprise. Pourquoi ? Tout d’abord pour garder le contrôle sur ces données et leur accès. Gestion des permissions et des utilisateurs, authentification multi-facteur, suivi des accès : autant de critères qui protègent vos données. Mais surtout, qui les rendent accessibles au bureau comme à la maison, en toute sécurité, et de manière indifférenciée. La question de l’accès en dehors des bureaux ne se pose plus. Et à ce moment-là, lâcher votre portable au premier venu n’est plus effrayant.

Maintenant que la question de l’accès sécurisé est réglée, comment faire pour éviter la fuite des données ? C’est là que la gestion des appareils portables prend tout son sens. En identifiant les données d’entreprise, en leur appliquant des règles de gestion strictes, et en les imposant sur les appareils, vous pouvez définir avec précision les actions permises aux utilisateurs. Un exemple ? Tout simplement empêcher la copie sur un emplacement qui n’est pas sécurisé. Comme une clé USB par exemple.

Autre cas d’usage : empêcher l’envoi des fichiers sur des messageries personnelles. Grâce au MDM, vous gardez le contrôle des flux de messagerie. Si des documents sont marqués comme confidentiels, vous pouvez en refuser l’expédition par email, tout simplement. Et pour les documents standards, vous n’autorisez leur envoi que par la messagerie officielle de l’entreprise. Evidemment, le but n’est pas de bloquer complètement les utilisateurs, mais de faire de la pédagogie : n’envoyez que ce qui est nécessaire, sachant que tous les emails seront tracés par MDM.

Vous l’aurez compris, toute crise a ses avantages. Celle-ci aura permis de mettre en évidence les mauvaises pratiques et, au choix, notre naïveté ou notre excès de confiance quant à la gestion des données. Avec, au bout du compte, la mise en évidence de solutions salvatrices pour les protéger. Car si la sécurisation des données peut paraître parfois contraignante, c’est elle qui assure finalement la bonne santé de l’entreprise. D’autres gestes barrière en somme.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud